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La demande peut provenir de différentes sources qu'il convient d'identifier clairement pour les différents intervenants.

1 - Propriétaire

2 - Locataire en place

3 - Prospect/marché

4 - Tiers (syndic, voisin,…)

Dans les cas 2, 3 et 4, il convient d'informer le propriétaire de la demande. Il faut ensuite conserver la demande redmine en créant un ticket qui permettra de suivre le bon suivi de la demande.

Lorsque les travaux sont à la charge exclusive du locataire en place, il faut lui demander (soit par mail, soit par courrier) de faire les travaux lui même (mécanisme wc, joints, entretien de la fosse septique, etc…)

Si le chiffrage n'est pas fourni avec la demande (devis), il faut faire chiffrer au plus vite. Pour une demande de devis interne à Expertim, suivez le process chiffrage travaux expertim .

Selon l'origine de la demande, le montant des travaux, l'urgence, le montant du loyer, l'accord sur la demande peut être pris, soit par le gestionnaire, soit par le propriétaire.

Pour savoir si le gestionnaire peut passer commande, il doit vérifier son mandat de gestion et/ou raisonner en bon père/mère de famille. Ainsi si la demande ne dépasse pas un mois de loyer, et qu'il s'agit d'une demande légitime pouvant être explicité au propriétaire, la commande peut être passée. Information doit en être donnée au propriétaire et au demandeur avec les justificatifs nécessaires.

Si la demande excède les pouvoirs du gestionnaire, il doit obtenir l'accord du propriétaire. Pour ce faire, il devra lui envoyer la copie de la demande, les photos, et le devis, ainsi que la méthode de financement et l'imputation comptable de la dépense.

Lors de l'envoi d'une demande de travaux, le propriétaire doit connaître l'impact que cela aura sur ses finances. Il est donc obligatoire d'indiquer au propriétaire s'il doit faire l'avance des fonds (auquel cas il faut proposer le règlement par le paiement en ligne ou fournir au client les informations pour virement ou paiement par chèque).

Dans le cas ou l'avance de fonds n'est pas obligatoire, il faut préciser au client propriétaire (et au fournisseur) comment l'opération sera financée. Pour ce faire, il faut rappeler le montant du loyer et le montant des travaux. Le propriétaire pourra donc opter pour le paiement par prélèvement sur le compte de gestion.

Outre le paiement, il faut savoir a qui incombe la charge de la dépense, et en informer les parties. Dans le cas de travaux 100% imputables au propriétaire, il faut lui préciser si les travaux sont, ou non, déductibles de ses revenus fonciers.

Si l'imputation concerne un locataire (locataire actuel ou locataire sorti), il faut préciser au propriétaire le montant que chaque partie aura a supporter.