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SUIVI ET TRAITEMENT FICHE DE DOLEANCE
1. Remplir la fiche de doléances
Lorsqu’un locataire souhaite faire une réclamation, il doit compléter une fiche de doléances. Il devra expliquer très clairement son problème ou sa requête afin qu’il (elle) soit traité (e) le plus rapidement possible, et joindre un devis et des photos.
2. Enregistrement de la fiche
Une fois remplie, le locataire transmet sa fiche par courrier electronique, par lettre, par fax, ou en depot aux bureaux. Le service gestion scanne tout le dossier (à savoir la fiche de doléances, les pièces jointes fournies ainsi que le courrier), ceci est enregistré sur le logiciel de gestion permettant de suivre les demandes redmine. Un numéro de dossier sera transmis au locataire.
3. Envoi d’une réponse à l’émetteur
Dès réception du dossier, le service concerné devra traiter au mieux et le plus rapidement que possible la demande et rendre réponse à l’émetteur sous 48h, sauf urgence.
4. Le cas spécifique des travaux qui nécessite plusieurs intervenants et traiter sur un wiki spécifique