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Table des matières
20 03 01 - La signature des mandats
Ce process fait partie des PROCESS GESTION
I.Objet de la procédure
Cette procédure concerne la signature des mandats de Gérance . En effet, pour accomplir sa mission, l'agent immobilier doit détenir un mandat signé par le ou les propriétaires d’un bien. Ce mandat est imposé par l'article 72 de la loi du 20/07/1972 dite loi HOGUET.
II. Champ et domaine d’application.
Sont concernés par cette procédure :
Les biens immobiliers (appartements, villas, locaux commerciaux et professionnels, meublés d'habitation, location saisonnière, terrains, entrepôts, box, parking).
III. Avant la signature du mandat
Il s'agit ici d'un rappel important, démarche effectuée dans le process 20 02 01, https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion
Vérifier que les pièces demandées au bailleur, soient bien toutes réunies afin de bien remplir le mandat : Concernant les pièces à fournir, voir basedoc 20doc36 (02/22 : LISTE DES PIÈCES DEMANDÉES POUR LA SIGNATURE DU MANDAT DE GESTION (20doc36)
Pièces concernant le bailleur
Carte d’identité Bailleur
Titre de propriété
RIB
Assurance PNO
Taxe foncière
Pièces concernant le bien
Dernier décompte de charges
Dernier appel de fonds
Règlement de copropriété
Dossier Amiante Parties Privatives (Permis de construire déposé avant le 01/07/1997)
Le DPE si le bien est pourvu d'un climatiseur
L'attestion de de pose du detecteur de fumée
Le diagnostic électrique
Certification de surface - boutin
Attestation d’entretien piscine (+ certificat de conformité des dispositifs de sécurité) le cas échéant
Si le logement est vide
Tous les jeux de clés
attestation d'entretien du climatiseur le cas échéant
Si le logement est loué
Copie du Bail
Copie de l’état des lieux d’entrée
Attestation de loyer à jour du locataire sur les 3 derniers mois
Attestation d’assurance du locataire
Copie du dossier locataire
Coordonnées téléphoniques du locataire
le cas échéant, dossier contentieux en état lors de la reprise de gestion
L’annexe au mandat de Gérance GLI doit être proposée automatiquement (uniquement pour appartements, villas, meublé d'habitation)
IV. Signature du mandat
1.Rédaction et signature du mandat
L’assistante ou le gestionnaire récupère le mandat de gérance dans la base documentaire (20doc01)
Il remplit les champs en se reportant aux éléments fournis par le propriétaire.
Il convient de contrôler l’exactitude des données du mandataire, d’indiquer la désignation du bien, et l’usage (Voir l’acte de propriété), ainsi, éventuellement, que le mode de défiscalisation choisi par le propriétaire.
Seul le propriétaire indiqué sur l'acte notarié ou son représentant peut signer le mandat.
Le montant des honoraires est calculé, en règle générale, sur toutes les sommes quittancées (Taxe ordure ménagère, factures,…etc), fournir au client la grille tarifaire.
NB : La signature peut utilement se faire par signature électronique depuis la base documentaire.
2.Spécificité Location saisonnière
Options spécifique à la location saisonnière
1.Le pool
Le pool est une cagnotte commune permettant de répartir des revenus locatifs de façon équitable à l’ensemble des propriétaires. http://wiki.groupimo.fr/pool?s: http://fr.wikipedia.org/wiki/Pool, ce choix est applicable uniquement pour les biens en copropriété Le gestionnaire doit indiquer dans le mandat de gestion le choix du propriétaire d’adhérer au pool (obligatoire à compter du 31 mars 2022).
Il indique dans la case « Hors pool » non dans le ticket redmine « A louer » du bien concerné.
2.Fiscalité LMNP
2.1 LMNP : Loueur en meublé non professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion
2.2 LMP : Loueur en meublé professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion
3. Mandat signé et enregistré
Après signature, le gestionnaire transfère le ticket vers le projet registre des mandats (varie selon région/carte pro) en respectant le process 20 03 03
Il scanne sur le ticket le mandat signé dans le champ “Mandat”, le rib dans le champ “rib”, le titre de propriété dans le champ “titre de propriété ou dernier avis de taxes foncières”, et la pièce d'identité dans le champ “cni/passeport”.
Il créé un ticket pour chaque bien en gestion dans le projet “a louer” ce qui crée automatiquement des tickets en sous tache (diagnostics, assurance,…). Ensuite et pour la location des biens vides, se rapporter au process correspondant. Chaque bien déjà loué est déplacé dans le projet “portefeuille hors bien a louer”. Spécificité location vacances, voir le process concerné (ticket du bien a placer dans le projet de la résidence). Le tracker des biens à louer en location saisonnière doit être “location vacances”.
Dans le cas ou le bailleur ne fournit pas ses éléments, respecter les process correspondants pour obtenir des devis.
Dans le cas ou aucun bien correspondant au mandat n'est loué, il faut attendre la première location pour l'enregistrement dans le logiciel login.
Ensuite le ticket du mandat de gestion, est assigné à la DG pour information qui validera la rentrée de mandat, et réassignera le ticket au gestionnaire.
4. Contact avec le propriétaire
Depuis l'espace client (redmine), conformément au modèle de 20 doc 22 - Mail d'accueil au nouveau propriétaire, le gestionnaire envoie une copie du mandat signé et numéroté, ainsi qu'un exemplaire du livret d'accueil personnalisé. Il le note sur le ticket de l'espaceclient qu'il doit mettre en sous tache du ticket mandat, et passer en tracker “dossier statique” pour que le client et lui puissent constamment se référer à ces éléments. Puis il assigne le ticket mandat au service comptable dès que le bien est loué.
5. Le service comptable
- Vérifie que le(s) bien(s) (en sous tache) est(sont) rentré(s) correctement dans Login.
- Vérifie que les infos du mandat concordent avec les infos de login.
Si tout est ok, il valide sur le ticket mandat par un “ok validé” et assigne le ticket au gestionnaire.
6. Finalisation entrée mandat
Le gestionnaire passe le tracker du ticket du bien en “Dossier statique”.