Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:20-gestion:20-06-gestion-des-departs-locataires-ou-proprietaires:20-06-01-perte-de-mandat [2023/09/13 10:27] – splaissy
+++ process:20-gestion:20-06-gestion-des-departs-locataires-ou-proprietaires:20-06-01-perte-de-mandat [2024/03/12 09:45] (Version actuelle) – [2-Forme de la résiliation du mandat] splaissy
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 Dans les trois premiers cas de résiliation de mandat (1) reprise pour habiter, (2) vente, ou (3) choix personnel du propriétaire), le propriétaire envoie un courrier en recommandé signifiant explicitement sa volonté de résiliation de mandat, avec accusé de réception (email, téléphone, courrier simple,... non valables).
-Dans le cas d'une décision volontaire de nos services (4) (par exemple, lorsqu’on ne peut relouer le bien et que le propriétaire refuse de faire des travaux), après validation par la Direction Générale, ce sont nos services qui expédient une lettre recommandée précisant explicitement une date de fin de mandat et les raisons de la résiliation.
+Dans le cas d'une décision volontaire de nos services (4) (par exemple, lorsqu’on ne peut relouer le bien et que le propriétaire refuse de faire des travaux), ce sont nos services qui expédient une lettre recommandée précisant explicitement une date de fin de mandat et les raisons de la résiliation (après avoir obtenu un accord de la DG pour perdre un client volontairement du fait de notre incapacité a gérer correctement et anticiper les actions nécessaires)
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 c- le montant du solde du compte propriétaire et des fonds détenus (compris depôt de garantie)
-Le gestionnaire DEMANDE ÉGALEMENT AU SERVICE COMPTABILITÉ LE BLOCAGE DU COMPTE PROPRIÉTAIRE conformément au process [[process:20-gestion:20-05-suivi-du-dossier-de-gestion-administratif:20-05-07-06-blocage-deblocage-des-comptes|20 05 07 06 blocage déblocage des comptes]] et décoche dans la fiche propriétaire l'option frais administratif.
+Le gestionnaire DEMANDE ÉGALEMENT AU SERVICE COMPTABILITÉ LE BLOCAGE DU COMPTE PROPRIÉTAIRE conformément au process [[process:20-gestion:20-05-suivi-du-dossier-de-gestion-administratif:20-05-07-06-blocage-deblocage-des-comptes|20 05 07 06 blocage déblocage des comptes]].
 La comptabilité bloque le compte et le confirme au gestionnaire en lui réaffectant le ticket.
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 ) La gestionnaire doit aussi lier les éventuels tickets existants : contentieux, a louer, a vendre, estimation, travaux, … (vérification obligatoire).
-) Le ticket est affecté, dès qu’il est complet, à la direction générale.
+) Le gestionnaire indique sur le ticket du mandat l'historique de la perte, les actions menées pour conserver le mandat, la date de résiliation contractuelle, l'indemnité de rupture anticipée, le solde des comptes propriétaires et locataires, le montant du dg et le fait de savoir si nous le détenons ou pas, et les opérations a faire par la comptabilité (dans la plupart des cas, débiter le compte du propriétaire des factures en suspens (contentieux y compris de la part du locataire...), des frais de résiliation anticipée, vérifie que les factures des sociétés du groupe (fournisseur ne sont pas en impayées), débloquer le dg sur le compte du propriétaire, et indique le solde de l'opération. Si le solde est créditeur il sera reversé au propriétaire, s'il est débiteur, il faut obtenir le paiement du propriétaire avant remise de son dossier.
+Puis le ticket est affecté, dès qu’il est complet, à la direction générale.
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 ===5-2 la gestion comptable doit  ====
+Procéder aux opérations normales de cloture du mandat du propriétaire et du dossier du locataire dans le respect des textes et la stricte défense des intérêts de Groupimo.
-Le service comptabilité met à jour le logiciel de gestion (LOGIN) :
+Le service comptabilité met à jour le logiciel de gestion comptable (VILOGI) :
-- il décoche la case « lot a relouer » (ATTENTION CETTE CASE NE DOIT ÊTRE DÉCOCHÉE SOUS AUCUN AUTRE PRÉTEXTE),
+- il [[process:99-services-generaux:99-01-04-03-etoiler-un-client-nom-du-client|étoile]] *** le propriétaire (ou le lot si c’est un propriétaire multilots), sur login et sur le ticket redmine de perte de mandat dans le sujet.
-- il [[99-services-generaux:etoiler-un-client|étoile]] *** le propriétaire (ou le lot si c’est un propriétaire multilots), sur login et sur le ticket redmine de perte de mandat dans le sujet.
+- il complète la date de fin mandat sur le logiciel gestion et vérifie que le courrier d’information au propriétaire soit bien expédié.Il vérifie également les factures en attente de paiement et fait un courrier aux fournisseurs (et au syndic si existant), avec les coordonnées du propriétaire.
-- il complète la date de fin mandat sur le logiciel gestion et vérifie que le courrier d’information au propriétaire soit bien expédié.
+- il met une date de fin de quittancement au locataire (identique a la date de fin du mandat propriétaire). Il vérifie que le courrier d’information au locataire (avec info sur le D.G.) soit bien expédié et annule les arriérés du locataire (Sauf  GLI : Vérifier dans tous les cas la fiche financière du locataire, rubrique "garantie loyer", dans compagnie 1 GLI Groupimo. Si c'est le cas,  regarder sur Redmine s'il y a eu indemnisation. Le recouvrement se poursuit à l'encontre du locataire débiteur. Le compte locataire en question n'est pas mis à zero. Le contentieux poursuit son recouvrement normalement. Les fonds recouvrés sont mis au credit de la GLI), ou procède au solde de tout compte si c'est un locataire sortant.
-Il vérifie également les factures en attente de paiement et fait un courrier aux fournisseurs (et au syndic si existant), avec les coordonnées du propriétaire.
-- il met une date de fin de quittancement au locataire (identique a la date de fin du mandat propriétaire). Il vérifie que le courrier d’information au locataire (avec info sur le D.G.) soit bien expédié et annule les arriérés du locataire (Sauf  GLI : Vérifier dans tous les cas la fiche financière du locataire, rubrique "garantie loyer", dans compagnie 1 GLI Groupimo.
-Si c'est le cas,  regarder sur Redmine s'il y a eu indemnisation. Le recouvrement se poursuit à l'encontre du locataire débiteur. Le compte locataire en question n'est pas mis à zero. Le contentieux poursuit son recouvrement normalement. Les fonds recouvrés sont mis au credit de la GLI), ou procède au solde de tout compte si c'est un locataire sortant.
 - il débite le propriétaire des indemnités de rupture de mandat le cas échéant.
 - il effectue l'arrêté des comptes du propriétaire (traitement du dépôt de garantie détenu, passage de l’écriture du montant de l’indemnité anticipée  du point 4,…) à la date de résiliation, et lui envoie son dernier CRG (de fin de gestion). Si le compte est débiteur, le signaler sur le ticket redmine pour action a mener.
-- il enlève sur la fiche financière du propriétaire le montant des honoraires de gestion.
 Sur le ticket « perte de mandat » le comptable valide la prise en compte de la résiliation effective du mandat  en indiquant "compte étoilé et clôturé", informe le service contentieux pour le 5-3, et réassigne le gestionnaire.
-Attention, si le compte du propriétaire présente un solde débiteur, le comptable va étoiler le compte mais celui-ci ne sera pas clôturé (le ticket sera assigné à la gestionnaire qui mettra tout en œuvre afin de recouvrer les fonds). En cas d'accord de la Direction Générale, le solde débiteur est passé en Pertes et Profits.
+Attention, si le compte du propriétaire présente un solde débiteur, le comptable va étoiler le compte mais celui-ci ne sera pas clôturé (le ticket sera assigné à la gestionnaire qui mettra tout en œuvre afin de recouvrer les fonds).
 - à J+72h max après cloture, le gestionnaire doit avoir appelé le propriétaire pour connaitre la date de son paiement
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 - à J+30j max après cloture, le gestionnaire doit avoir soumis a la direction générale pour décision définitive sur dossier (PP, procédure,...).
+En cas d'accord de la Direction Générale, le solde débiteur peut exceptionnellement être passé en Pertes et Profits.
 ===5-3 la gestion contentieux doit  ===