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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les instructions nécessaire pour remplir le formulaire du vote à distance

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Préambule:

Epidémie de COVID 19

En raison de l'interdiction de regroupement que l'état d'urgence sanitaire implique, les copropriétés se trouvent dans l'impossibilité matérielle de tenir des assemblées générales dans des conditions normales.

Cette situation étant amenée à perdurer au-delà de la période d'état d'urgence sanitaire, l'ordonnance (1) permet aux syndics de copropriétés de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement sans qu'il n'y ait lieu de convoquer une assemblée générale par présence physique.

Les copropriétaires peuvent ainsi participer à l'assemblée par audioconférence ou visioconférence (sans qu'il soit nécessaire que l'assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre) et voter par correspondance.

L'ordonnance (1) prévoit également d'autoriser, dans les cas où le recours à la visioconférence ne serait pas possible, que les décisions du syndic soient prises au seul moyen du vote par correspondance.

Par ailleurs, le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires peut augmenter jusqu'à 15 % (au lieu de 10 %) le nombre de voix dont il peut disposer.

Ces dispositions s'appliqueront jusqu'au 31 janvier 2021, date jusqu'à laquelle les autres dispositions dérogatoires relatives à la copropriété s'appliquent.

Afin d’assurer votre sécurité GROUPIMO SYNDIC, a mis en place la procédure suivante pour la tenue des assemblées générales :

• Présence physique uniquement du conseil syndical (moins de 10)

• Mise en place d’un système de visio et audio conférence

• Etablissement d’un formulaire de vote par correspondance (dans l’attente du décret qui devrait définir les mentions et les modalités du formulaire type de vote par correspondance (Décret du 27 juin)).

Sources: https://consultation.avocat.fr/blog/clement-diaz/article-35226-copropriete-covid-19-ordonnance-du-20-mai-2020-contrat-de-syndic-assemblee-generale-dematerialisee-et-vote-par-correspondance.html

Renvoyer le formulaire sans indiquer de mandataire, c’est-à-dire donner pouvoir au Président de séance ; dans ce cas, il vous suffit juste de remplir la partie (1) et de dater et signer directement au bas du document, partie « mandant », sans remplir (2) et (3) ;

Se faire représenter par une personne de votre choix ; dans ce cas, remplissez la partie (1), cochez le numéro (2) et indiquez le nom, prénom et adresse de la personne qui vous représentera. Cela peut aussi être votre gérant si vous le souhaitez.

Conformément à la Loi du 10/07/65, un mandataire peut recevoir plus de trois mandats à la condition que le total de voix dont il dispose et celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat. Modification avec l’Ordonnance du 20 mai 2020(Covid19) le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires peut augmenter jusqu'à 15 % (au lieu de 10 %) le nombre de voix dont il peut disposer.

Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent représenter aucun copropriétaire.

Cochez le numéro (3) et exprimez votre vote, sur le feuillet « Décisions de vote », en cochant correctement la case correspondante (OUI ou NON ou abstention) ;

Par ailleurs, outre les votes exprimés en ce sens, sont considérés comme des votes défavorables à l’adoption de la résolution concernée dans le cas ou :

a. le formulaire ne donne aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention

(En clair, s’abstenir ou ne pas indiquer de sens de vote équivaut, selon la réglementation, à voter « non ». Les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l'issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle) JE COMPRENDS PAS CETTE PHRASE

b. le formulaire porte l’indication de deux votes contradictoires en regard d’une même résolution

IMPORTANT!

EN CAS DE VOTE PAR CORRESPONDANCE RETOURNER LE FORMULAIRE COMPLÉTÉ ET LES INSTRUCTIONS DE VOTE AU MOINS TROIS JOURS FRANCS AU PLUS TARD AVANT LA RÉUNION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE.

Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence/audioconférence doit en informer le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale. Une solution de signature de feuille de présence à distance pourra être utilisée par le président de séance pour garantir l'émargement paraf-immo

COPROPRIETE “REF IMM”

“NOM IMMEUBLE”

ASSEMBLEE GENERALE DU “DATE AG”

Pour faire face à l’épidémie de covid-19,et conformément à l’article 14 de l’ordonnance du 20 mai 2020, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, permettant aux syndics de copropriété d’organiser des assemblées générales dématérialisées ainsi que des votes par correspondance, et afin de faciliter le décompte des votes, nous vous remercions d’indiquer vos décisions de vote dans le tableau des résolutions :

Je soussigné : ………………………………………………………………………………………………………………………..

Demeurant à : ……………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 Propriétaire  Nu propriétaire  Usufruitier (Unique – Indivision)

Des lots numéros : ………………………………………………………………………………………………………………………

 I - DONNE PAR LA PRÉSENTE, POUVOIR AVEC FACULTÉ DE SUBDÉLÉGUER À :

Nom – Prénom : …………………………………………………………………………………………………………………………..

Demeurant à : ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Afin de prendre part à toutes les discussions et délibérations, prendre connaissance de toutes pièces, émettre tous votes, signer tous registres, procès-verbaux, feuille de présence et pièces quelconques, substituer et généralement, faire le nécessaire, ceci dans le cadre de l’ordre du jour prévu par ladite Assemblée. A l’effet de me représenter à l’Assemblée Générale des Copropriétaires de l’immeuble référencé, qui aura lieu le …………………………………

FAIT À …………………………………………….. LE ……………………………………..

Signature du Mandataire Signature du Mandant Précédée de la mention manuscrite : Précédée de la mention manuscrite « bon pour acceptation de mandat » « bon pour pouvoir

 II - SOUHAITE VOTER PAR CORRESPONDANCE:

Déclare avoir pris connaissance du dossier de convocation annexé au présent formulaire, et émettre le vote suivant sur chacune des résolutions proposées à l’assemblée Générale

à compléter

FAIT À ……………….. LE ……………..

Signature

COPROPRIETE “REF IMM”

“NOM IMMEUBLE”

ASSEMBLEE GENERALE DU “DATE AG”

DECISIONS DE VOTE

Cocher la case correspondant à votre intention de vote

Résolutions :

1) Election du président de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

2) Election du ou des scrutateurs de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

3) Election du secrétaire de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

4) Analyse et approbation des comptes de gestion de l'exercice clos au …  OUI  NON Abstention

5) Constitution d'un fond de procédure permettant le recouvrement des charges  OUI  NON Abstention

6) Décision de clôturer et de répartir les comptes travaux (voir annexe 5)  OUI  NON Abstention

7) Quitus au syndic  OUI  NON Abstention

8) Election du syndic  OUI  NON Abstention

9) Election des membres du conseil syndical et de son Président  OUI  NON Abstention

10) Consultation du conseil syndical  OUI  NON Abstention

11) Mont des marchés et des cont à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire.  OUI  NON Abstention

12) Budget prévisionnel pour l'exercice du ….. au …… fixé à la somme de ……. € :  OUI  NON Abstention

13) Budget prévisionnel pour l'exercice du ….. au …… fixé à la somme de ……. € :  OUI  NON Abstention

14) Questions diverses (sans vote)