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Ce process fait partie des process copropriété

Volume 25-07-gestion_des_travaux_copropriete

Cette procédure décrit les modalités de préparation et d’exécution des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine. Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, et adaptée aux circonstances.

Les besoins de travaux en copropriété peuvent arriver de plusieurs sources différentes :

- un ou plusieurs copropriétaires ;

- le conseil syndical ;

- le syndic ;

- une assemblée générale ;

- un tiers (mairie, préfecture, voisin,…).

Pour finaliser le projet et déterminer l’étendue des travaux à envisager.

En fonction de la position du conseil syndical, demander des devis et/ou choisir un maître d'oeuvre.

Si besoin, confirmer à l’architecte ou au sachant la mission confiée par le conseil syndical (qui peut s’adjoindre le technicien de son choix sans en référer à l’assemblée) à savoir : demander des devis, faire un comparatif technique et financier, analyser les délais d’exécution des travaux, et préconiser un premier choix d'entreprises.

Si le conseil syndical et/ou l'importance de travaux n'exige pas de maître d'oeuvre, le syndic fait sa demande de devis en direct sur le logiciel redmine.

A réception et après analyse, présenter les coûts de l’assurance « dommages ouvrages », et des « frais annexes aux travaux (SPS, frais d’occupation du domaine public, d’honoraires du syndic pour suivi des travaux, de montage financier de l’opération, etc.……).

Indiquer la quote part prévisionnelle des travaux pour chaque copropriétaire calculée sur la base de l’entreprise la mieux disante.

Recevoir les entreprises, si des précisions complémentaires aux devis sont jugées nécessaires.

Convoquer tous les copropriétaires (si travaux généraux), ou groupe de copropriétaires (si travaux spéciaux ou portant sur des éléments d’équipement collectifs).

Reprendre les modalités de convocation des AG (voir processus « préparation et convocation des assemblées générales »)

Joindre la quote part prévisionnelle des travaux (sous login), pour chaque copropriétaire et en général l’ensemble des devis et avis techniques de l’architecte ou du sachant.

Attention au contenu des résolutions selon la nature des travaux envisagés (communs, privatifs, mixtes, ou d’amélioration)(voir modèles de résolution)

Toujours faire vérifier par le Directeur Copropriété le contenu de la résolution avant diffusion.

Prévoir absolument les modalités de financement pour pouvoir répondre précisément lors de l'assemblée aux questions individuelles des copropriétaires.

Bien expliquer qu'un décalage dans les appels de fonds va générer un décalage dans les travaux.

fiche de liaison travaux et appel

Ne pas oublier de préciser la nature des travaux votés, communs, mixtes, ou d’amélioration afin de préparer les appels de fonds.

Ne pas commander les travaux avant l’extinction du délai de contestation de 2 mois de l’article 42 de la loi du 10 Juillet 1965

Signer le « marché des travaux », comprenant le descriptif technique, et le devis des travaux retenus matérialisant l’accord des parties sur la « chose » et sur le « prix »

Signer le « planning d’exécution des travaux », avec le tableau des pénalités de retard prévues.

Signer les marchés annexes : contrat d’architecte, bureau d’étude, SPS, Assurance DO ……..

Demander en mairie les « autorisations de voirie » (autorisation travaux, pose d’échafaudage, ou autres sur le domaine public…..), si nécessaire.

Faire établir par la comptabilité le règlement de l’acompte prévu à la « commande » des travaux, si nécessaire.

Etablir avec l’architecte, l’entreprise, et les différents intervenants aux travaux, un planning de « suivi de chantier ». Si possible réaliser un état des lieux contradictoire avant travaux (avec photos) pour préserver le cadre de vie.

Associer le conseil syndical aux réunions de chantier, et établir un procès verbal à l’issue de chaque réunion.

Faire parvenir à la comptabilité pour paiement chaque « situation d’avancement de travaux », contresignée par l’architecte, le maître d’œuvre, ou le gestionnaire en charge du suivi du chantier.

Vérifier auprès de la comptabilité que les appels de fonds destinés à financer les travaux sont bien appelés en temps et heure conformément aux décisions prises en assemblée générale, et au planning des paiements convenus avec l’architecte et les entreprises.