Ceci est une ancienne révision du document !
II. Les Process
L’information de nos clients propriétaires bailleurs et locataires est une priorité.
Ce process permet de savoir comment informer mais aussi échanger directement avec les propriétaires, locataires et les différents interlocuteurs intervenant dans le cadre de la gestion d'un bien 20 04 01 contacts clients 20 04 01 01 propriétaires (envoi crg, espace client, …) 1.Réception des courriers
le traitement d'un courrier simple ou recommandé doit intervenir dans les 72 Heures qui suivent la réception du dit courrier par le gestionnaire. le courrier doit impérativement être stocké dans la GED
cas particulier de résiliation de mandat : voir process 2.Envoi de courrier/mail
il est ponctuel , il peut s'agir :
- du compte rendu de gérance, il est LE DOCUMENT d'information mensuelle précisant pour chaque logement et chaque locataire l'activité comptable . ce document est envoyé par courrier simple (ou par mail selon la volonté du client), par le service comptabilité.ce compte rendu de gérance est stocké dans la GE il précise :
Le détail des sommes appelées au locataire (loyer, charges ...) Le détail des sommes reçues (loyer, charges, allocation logement ...) Le détail des sommes payées pour le compte du propriétaire (petits travaux, appels de fonds, factures diverses ...) Les honoraires de gérance retenus sur le loyer Les versements d'acomptes mensuels faits au propriétaire
- de l'information du départ locataire :
Des l'information par le locataire de son souhait de partir du logement (voir procédure enregistrement dédite locataire vol 6), le gestionnaire informe le propriétaire de la vacance prochaine du bien (voir courrier information propriétaire). le courrier doit impérativement être stocké dans la GED
- de l'aide à la déclaration des revenus fonciers:
il est LE DOCUMENT d'information annuelle de l'activité comptable du ou des bien (s) du propriétaire le service comptabilité envoie ce document par mail ou par courrier simple le récapitulatif. le courrier doit impérativement être stocké dans la GED
- d'un courrier ou mail pour demande divers :
la réponse doit intervenir impérativement dans les 48 heures qui suivent la réception de la demande. la réponse doit impérativement être stocké dans la GED
ne pas oublier qu'un appel téléphonique ou meme un sms peut rassurer un propriétaire 3- Accès à l'espace client
le service gestion attribue un login et un mot de passe, qui seront la clé d’accès des données accessibles aux propriétaires.
l'information de accessibilité est indiqué sur le rapport de gérance. il permet de consulter ou d'imprimer :
- les états de comptes depuis le début de la mission de gestion (compte rendu de gérance) - la date d'échéance de la police d’assurance du ou des locataire (s) - le bail et état des lieux du ou des locataire (s) - les factures - communiquer avec le service gestion (espace client gestion) - visualiser le le bien dans le cadre de la relocation
le propriétaire a également un accès concernant le paiement en ligne (paiement des factures travaux, expertise, ect..)