Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie de PROCESS GERANCE

Volume 20 04 suivi du dossier de gestion commerciale

Ce process établit les relations régulières que le mandataire doit avoir son mandant.

L’information de nos clients propriétaires bailleurs est la priorité.

ne pas oublier qu'un appel téléphonique ou meme un sms peut rassurer un propriétaire.

Vous devez préparer vos appels téléphoniques.

Quoi qu'il arrive et afin de capter l’attention vous devez adopter un langage rigoureux. Soyez rassurant, professionnel.

Langage rigoureux : le choix des mots, utiliser des mots forts, des mots clés, “Immobilier”, “Rendement”, “Valorisation”, “Patrimoine”, “Rentabilité”, “Garantie” …

Parler au présent c’est le temps de la réalisation, le futur c’est le temps de l’incertitude, le passé c’est le temps de la défaite, employer des formules positives

Éviter les négations, les « non », « ne pas »,

Parler calmement.

Ne jamais critiquer les confrères, ni les collègues.

Vous ne gagnerez jamais en abaissant les autres, mais uniquement en vous imposant comme l'interlocuteur évident. Groupimo gestion, c’est évident.

Insister sur les avantages de « GROUPIMO, seule société de services à l’immobilier côtée en bourse ».

L’internet et l’espace client pour le client, la possibilité de consulter son compte en ligne, d'y trouver les documents, toutes les informations nécessaires.

La force commerciale sans égal pour assister les copropriétaires au quotidien.

Rappelez aussi la vraie synergie de métiers.

Dans tous les cas, confirmez votre entretien par un mail avec copie groupe pour garder trace de la conversation et synthétiser son contenu.

veillez a une bonne qualité de communication. Si la ligne est mauvaise, rappelez votre interlocuteur depuis un poste fixe.

Votre messagerie doit être vidée toutes les demi journées. Veillez a ce que votre message soit très clair, audible, n'omettez pas de donner votre adresse mail sur votre message. Ne laissez JAMAIS un message d'un propriétaire sur portable sans traitement rapide.

Un appel doit être décroché en moins de trois sonneries.

Le répondeur doit être vidé toutes les demi journées. Veillez a ce que votre message soit très clair, audible, n'omettez pas de donner votre adresse mail sur votre message. Ne laissez JAMAIS un message d'un propriétaire sur répondeur sans traitement rapide

cas particulier de résiliation de mandat : voir process

Il est LE DOCUMENT d'information mensuelle précisant pour chaque logement et chaque locataire l'activité comptable .

Ce document est envoyé par courrier simple (ou par mail selon la volonté du client), par le service comptabilité.

Ce compte rendu de gérance est stocké dans la GED il précise :

- Le détail des sommes appelées au locataire (loyer, charges …)

- Le détail des sommes reçues (loyer, charges, allocation logement …)

- Le détail des sommes payées pour le compte du propriétaire (petits travaux, appels de fonds, factures diverses …)

- Les honoraires de gérance

- Les versements d'acomptes mensuels faits au propriétaire

Des l'information par le locataire de son souhait de partir du logement (voir procédure enregistrement dédite locataire vol 6), le gestionnaire informe le propriétaire de la vacance prochaine du bien (voir courrier information propriétaire).

Le courrier doit impérativement être stocké dans la GED

non

C'est LE DOCUMENT d'information annuelle de l'activité comptable du ou des bien (s) du propriétaire le service comptabilité envoie ce document par mail ou par courrier simple le récapitulatif. le courrier doit impérativement être stockée dans la GED.

la réponse doit intervenir impérativement dans les 72 heures qui suivent la réception de la demande. la réponse doit impérativement être stockée dans la GED.

non

Il permet de consulter ou d'imprimer :

• les compte rendu de gestion depuis le début de la mission de gestion

• la date d'échéance de la police d’assurance du ou des locataire (s)

• le bail et état des lieux du ou des locataire (s)

• les factures

• communiquer avec le service gestion (espace client gestion)

• visualiser le bien dans le cadre de la relocation

Pour le paiement en ligne, le propriétaire a également un accès à l'espace client concernant le paiement en ligne (paiement des factures travaux, expertise, etc..)