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-Ce process fait partie des [[process_copropriete|PROCESS COPROPRIÉTÉ]]
-Volume [[process:copropriete:vol_04_suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier de Copropriete]]
-===== 25 04 02 -  Convocation et tenue des Assemblées Générales =====
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de préparation et de tenue d’une assemblée générale de copropriété.
-Sont concernés par cette procédure :
-•	Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
-•	Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
-__NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.__
-===== II. Process. =====
-====1. Regroupement des documents :  ====
-• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant tous les documents comptables, arrêtés de compte, factures annexes obligatoires, états de rapprochements bancaires et autres justificatifs de dépenses, liste des FAP, et des débiteurs……), après rendez-vous avec le comptable.
-• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
-• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
-•  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
-• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé comprenant (voir modèle annexé)
-- Une analyse financière de l’exercice
-- Une analyse du budget proposé pour l’exercice à venir
--Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés
--Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
-- Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-• Projet de budget prévisionnel
-• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
-====2.  Préparation de l’ordre du jour par le gestionnaire ====
-===  a. Assemblée annuelle===
-Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin, sans omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires) à savoir :
-•	Rapport du CS / rapport d’activité du syndic
-•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
-•	Situation financière de l’exercice clos (obligatoire)
-•	Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
-•	Quitus au syndic (obligatoire)
-•	Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
-Voir contrat type :
-- Contrat de Syndic SDC Enr.01 à M07_03_003
-- Contrat de Gestion ASL Enr.02 à M07_03_003
-•	Election des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
-•	Ouverture d’un compte bancaire unique ou séparé (obligatoire tous les ans si compte unique voté : Honoraire = - 5% si compte unique)
-•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
-•	Fonds de réserve pour travaux (obligatoire tous les trois ans si non voté, mais obligatoire à la première AG). Rec Groupimo : 3% / an de la valeur de l’immeuble (Valeur moyenne appartement  Nombre d’appartement).
-•	Travaux immeuble : Indiquer obligatoirement dans la résolution que l’avis du conseil syndical a été requis.
-=== b. Assemblée spéciale===
-•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
-====3.  Convocation de l’assemblée ====
-(info doit être donnée au front office régional de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …))
-• L’assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo de préférence)
-• L’assistante sous contrôle du gestionnaire prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre les questions obligatoires (situation financière, budget….), toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.
-Voir Réf :
-A. Ordre du jour et convocation type « Syndicat de copropriétaires » Enr.01àM07_04_003)
-B. Ordre du jour et convocation type « Association syndicale libre » Enr.02àM07_04_003)
-• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.
-• Elle s’assure que la convocation partira dans les délais requis par la loi (minimum 21 Jours francs), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.
-Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic
-• Elle peut se faire par LR avec AR (mode à privilégier), ou contre émargement (La loi a accepté par fax mais ce mode n’est pas admis chez Groupimo).
-**
-• Elle doit être impérativement convoquée pendant la durée du mandat du syndic sous peine de nullité. Le dépassement du délai est considéré comme une faute grave**
-==== 4.	Information à la Gérance (CGC )====
-• L’assistante doit impérativement informer par email « le CGC » de la date de tenue de l’AG afin de pouvoir organiser la représentation des copropriétaires bailleurs
-• Elle doit remettre à la gérance part Email, l’ordre du jour et les documents annexes (scanner), en mettant en copie la direction régionale.
-==== 5. Tenue de l’assemblée générale ====
-•	Elle se tient au jour, heure et lieu indiqués dans la convocation, (arrivée du responsable 30 minutes avant.)
-•	La présence du syndic n’est pas obligatoire, mais comme il a, sauf vote contraire de l’AG, la qualité de secrétaire de séance, il doit être présent.
-•	Une feuille de présence, éditée grâce au le logiciel de gestion, est tenue et émargée par les copropriétaires présents et (ou) représenté(s) en début de séance, et contrôlé(s) par le bureau élu. Un décompte est obligatoire avant ouverture de la séance.
-•	Attention à l’application de l’article 22 sur les « pouvoirs » (copropriétaires),et les « mandats »(gérance),qu’il ne faut pas confondre, la limitation prévue ne s’appliquant qu’aux « pouvoirs ».
-•	Sont nommés en préalable à l’examen de questions portées à l’ordre du jour, un Président, ou ou des scrutateurs, et un secrétaire de séance
-•	Le Président mène les débats et fait procéder aux votes des résolutions dans l’ordre prévu à l’ordre du jour, sauf vote différent de l’assemblée.
-==== 6. Rédaction et diffusion du procès verbal ====
-•	Un procès verbal est rédigé par le secrétaire de séance en assemblée au fur et à mesure du vote des résolutions.
-•	Les résolutions qui y sont portées doivent être « conformes » aux projets de résolutions indiquées dans l’ordre du jour reçu avec la convocation.
-•	L’assemblée ne peut pas, sous peine de nullité, voter sur des questions non inscrites à l’ordre du jour.
-•	Le procès verbal d’assemblée doit être vérifié par le Président de séance et les scrutateurs, à la clôture des débats, puis signé, par les membres du bureau avant diffusion.
-•	Idem en ce qui concerne la feuille de présence qui doit être elle aussi certifiée
-•	Il est signifié aux copropriétaires « absents non représentés », « opposants » et « abstentionnistes » en LR avec AR, ou contre émargement dans les 2 mois de la tenue de l’AG.
-•	Une copie est envoyée à tous les autres copropriétaires  sans délai à respecter.
-•	Il doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à l’article 42 de la loi.
-•	L’original du PV est archivé dans le registre des assemblées générales.
-•	Envoie d’une fiche de liaison immédiatement après l’AG pour informer le centre de gestion  en joignant la facture de vacation.
-====7. La fiche de liaison assemblée :  ====
-•	 Suite à l’assemblée générale établir la « fiche de liaison assemblée» et (ou) « la fiche de liaison travaux et appel » respectivement Réf : Enr01 à M07_05_002 et Enr02 à M07_05_002
-•	Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au centre administratif  de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront l’intervention du service comptable et contentieux (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances ou de provisions).
-•	 La « fiche de liaison assemblée », doit faire apparaître le montant du budget voté, détaillé par « postes de charges » (communes, générales, ou spéciales) qui permettra au comptable de le rentrer sans erreur en informatique. Cette action nécessite de la part du gestionnaire un contrôle des postes de charges  par rapport aux grilles de répartition du RC.
-•	Joindre la facture vacation, la copie du PV signé en séance et la copie du contrat de syndic signé.
-•	La « fiche de liaison travaux et appel », doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.
-•	Comptabilité de l’exercice clos (comprenant tous les documents comptables, arrêtés de compte, factures annexes obligatoires, états de rapprochements bancaires et autres justificatifs de dépenses, liste des FAP, et des débiteurs……), après rendez-vous avec le comptable.
-•	Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
-•	Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
-•	Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
-•	 Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé comprenant (voir modèle annexé):
- - Une analyse financière de l’exercice
- - Une analyse du budget proposé pour l’exercice à venir
- - Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés
- - Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
- - Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-•	Projet de budget prévisionnel
-•	Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
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