Différences

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--- 25-04-03-etablissement-du-calendrier-des-assemblees-generales [2016/10/03 14:16] – [I. Objet de la procédure.] didiernicolai
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-Ce process fait partie des [[process_copropriete|PROCESS COPROPRIÉTÉ]]
-Volume [[process:copropriete:vol_04_suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier de Copropriete]]
-===== 25 04 03 – Etablissement du Calendrier des Assemblées générales=====
-===== I. Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de fonctionnement du calendrier des assemblées générales annuelles.
-Elle doit permettre non seulement de planifier les assemblées dont la tenue doit se faire dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable (copropriété), ou dans les délais impartis par les statuts (ASL/ASP) mais aussi de permettre au Centre Administratif de clôturer les comptes sans surcharge de travail et dans les mêmes délais.
-Cette procédure ne s’applique pas aux assemblées générales « spéciales ».
-=====II. Champ et domaine d’application. =====
-Cette procédure s’applique à toutes les copropriétés et toutes entités en portefeuille.
-Elle doit permettre non seulement de planifier les assemblées dont la tenue doit se faire dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable (copropriété), ou dans les délais impartis par les statuts (ASL/ASP) mais aussi de permettre au Centre Administratif de clôturer les comptes sans surcharge de travail et dans les mêmes délais.
-Cette procédure ne s’applique pas aux assemblées générales « spéciales ».
-=====III. Process. =====
-.	Avant le 31 Janvier de chaque année, le Responsable comptable copropriété (ou le comptable copropriété) contrôle les échéances des Tenues d’AG et remonte les manquements ou les problèmes à la DG pour les retards, les pertes, ou les non tenues.
-Par ailleurs, le Responsable de service vérifie et diffuse tous les mois les tableaux des gestionnaires et s’assure du bon déroulement des opérations.
-.	Le Calendrier est préparé en début d’année par chaque gestionnaire (en prenant comme référence les dates des AG et CS des années antérieures) : Il est OBLIGATOIRE, avant le 31 Janvier de chaque année.
-Il doit comporter des mentions ci-dessous (selon modèle joint : ……) :
-Nom de la résidence, du gestionnaire et du comptable en charge de l’immeuble
-Date de clôture de l’exercice comptable
-Date de tenue de la dernière Assemblée Générale
-Date de tenue de la nouvelle Assemblée Générale
-Date de tenue du conseil syndical préparatoire à l’Assemblée Générale
-Date de convocation (respect d’un délai de 1 mois minimum afin de respecter le délai de 21 Jours exigé par la loi)
-Le montant des honoraires et la durée du mandat
-Pour ce faire, il consulte le back office pour établir les dates d’un commun accord. Ceci tout en mettant à jour le logiciel commercial.
-.	La Comptabilité transmet les comptes aux Gestionnaires suivant les dates du planning.
-.	Le Gestionnaire prend contact (et/ou) convoque le Conseil Syndical pour vérifier les comptes et préparer l’AG.
-.	Le Gestionnaire valide les comptes reçus.
-.	Le gestionnaire tient à jour son planning et le transmet régulièrement au responsable comptable et à sa hiérarchie.
-{{tag>copropriété}}