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-Volume [[process:copropriete:vol_04_suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier de Copropriete]]
-===== 25 04 05 – SUIVRE LA REALISATION DES ACTIONS =====
-===== I. Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de suivi de la réalisation des actions décidées par l’assemblée générale, ou relevant de la gestion courante du syndic en cours d’exercice.
-=====II.  Process. =====
-====1.	Lancer l’action ====
-  * Elle doit être lancée immédiatement quand l’évènement survient, ou après extinction du délai de l’article 42 de la loi si nécessaire (voir à ce propos le module « planifier les actions de la copropriété suivant procès verbal).
-  * Elle doit être matérialisée par un Email (Si impossibilité, reste l’ancienne méthode : courrier, fax ou ordre de service) adressés au fournisseur décrivant la nature de l’action à entreprendre, le lieu où elle doit être entreprise, le délai d’intervention, et doit être accompagné (si besoin) des documents nécessaires à sa réalisation (ex : joindre l’original d’une assignation reçue au courrier de nomination d’un avocat).
-====2.	Enregistrer et classer l’action====
-  * Elle doit être saisie par l’assistante ou le gestionnaire dans le module « évènementiel » du logiciel syndic de copropriété ce qui permettra de contrôler le lancement de l’action (par les copropriétaires par internet, notamment).
-  * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée  dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux).
-====3.	Relancer l’action====
-  * Effectuée par l’assistante elle doit résulter du **contrôle hebdomadaire** effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété.
-  * Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur  (Imprécision de la demande initiale, manque de documents, non réception de la demande par le fournisseur, absence de matériel en stock,……..).
-  * Doit faire l’objet d’une inscription dans « l’évènementiel informatique », afin d’informer les copropriétaires.
-NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne
-====4.	 Contrôler l’exécution de l’action====
-  * Caractère indispensable.
-  * Doit être effectué par le « visiteur technique », qui doit rendre compte au gestionnaire, ou par le gestionnaire lui-même s’il n’y a pas de visiteur technique.
-  * Associer au contrôle, et dans la mesure du possible, le « conseil syndical », notamment en matière de travaux lors des réunions de chantiers.
-  * Consigner sur les documents appropriés (ex : PV de réunion de chantier), l’ensemble des remarques et réserves constatées dans l’exécution de l’action.
-====5.	Clôturer l’action====
-  * Pour des travaux : doit être matérialisée par un document (PV de réception ou de livraison, réception de facture avec OS agrafé) constatant l’accord des parties sur la conformité de la réalisation de l’action par rapport à la demande effectuée.
-  * Pour une action juridique : doit être matérialisée par les différents courriers à (et) de l’avocat, et par le jugement obtenu.
-  * Pour des devis ou des rapports techniques : réception des devis ou des rapports techniques.
-  * Peut aussi déboucher sur le lancement d’une nouvelle action (ex : appel d’une décision de première instance, demande de devis suite à réception d’un rapport technique).
-====6.	Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action====
-  * L’information passe par « l’évènementiel informatique » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.
-  * Un rapport  d’activité annuel, doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.
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