Différences

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--- 25-05-01-appeler-les-charges [2016/10/13 12:11] – [2. Modifier le budget en informatique] stadi
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-Ce process fait partie des [[process_copropriete|PROCESS COPROPRIÉTÉ]]
-Volume [[process:copropriete:vol_05_suivi_du_dossier_de_copropriete_lca|25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)]]
-===== 25 05 01 -  Appeler les charges =====
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les appels de charges consécutifs à la tenue de l’assemblée générale qui a voté le budget de fonctionnement pour l’année à venir et (ou) qui a voté des travaux nécessitant un ou plusieurs appels de fonds spécifiques.
-Sont concernés par cette procédure :
-  * Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
-  * Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
-===== II. Process. =====
-====1. La fiche de liaison assemblée :  ====
-  * Suite à l’assemblée générale établir la « fiche de liaison assemblée» et (ou) « la fiche de liaison travaux et appel » respectivement Réf : Enr01 à M07_05_002 et Enr02 à M07_05_002
-  * Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au centre administratif  de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront l’intervention du service comptable et contentieux (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances ou de provisions).
-  * La « fiche de liaison assemblée », doit faire apparaître le montant du budget voté, détaillé par « postes de charges » (communes, générales, ou spéciales) qui permettra au comptable de le rentrer sans erreur en informatique. Cette action nécessite de la part du gestionnaire un contrôle des postes de charges  par rapport aux grilles de répartition du RC.
-  * Joindre la facture vacation, la copie du PV signé en séance et la copie du contrat de syndic signé.
-  * La « fiche de liaison travaux et appel », doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.
-  * Comptabilité de l’exercice clos (comprenant tous les documents comptables, arrêtés de compte, factures annexes obligatoires, états de rapprochements bancaires et autres justificatifs de dépenses, liste des FAP, et des débiteurs……), après rendez-vous avec le comptable.
-  * Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
-  * Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
-  * Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
- - Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé comprenant (voir modèle annexé):
- - Une analyse financière de l’exercice
- - Une analyse du budget proposé pour l’exercice à venir
- - Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés
- - Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
- - Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-  * Projet de budget prévisionnel
-  * Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
-====1.  Saisir le budget en informatique ====
-  * S’il s’agit de saisir le « budget de fonctionnement », préalablement saisi par le gestionnaire, il faut le modifier par nature de charges, comme cela est précisé sur [[http://wiki.groupimo.fr/25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales#la-fiche-de-liaison| la fiche de liaison assemblée]], transmise par le principal de copropriété.
-  * S’il s’agit de saisir des « avances ou des provisions », il faut se référer aussi à [[http://wiki.groupimo.fr/25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales#la-fiche-de-liaison| la fiche de liaison assemblée]] qui aura précisé le type de répartition (ex : 01 : charges générales)
-  * S’il s’agit de saisir un « budget travaux », il faut se référer aux indications portées sur [[http://wiki.groupimo.fr/25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales#la-fiche-de-liaison| la fiche de liaison travaux et appel]], selon la nature des travaux envisagés, sans omettre tous les honoraires annexes aux travaux, si nécessaire (frais de SPS, d’architecte, de DO……) et d’honoraires syndic.
-====3.  Paramétrer les appels ====
-  * Pour les travaux : Doivent être paramétrés en fonctions des dates prévues par le procès verbal.
-  * Pour le budget de fonctionnement : préparer un appel trimestriel égal au ¼ du budget annuel voté
-==== 4.	Lancer l’appel sans édition====
-  * But : vérifier que la répartition totale cumulée correspond bien au montant de l’appel de fonds à l’arrondi près.
-==== 5. Lancer l’édition des appels====
-  * Y joindre un texte explicatif du pourquoi de l’appel
-  * Y joindre éventuellement une note d’information à l’attention des copropriétaires si nécessaire (pour les informer, par exemple d’un changement de numéro de téléphone, de gestionnaire ….)
-==== 6. Contrôler les appels et les enregistrer sur les comptes copropriétaires ====
-==== 7 Mettre sous pli, et envoyer les appels====
-  * Ne pas oublier d’envoyer un double des appels aux cabinets qui « gèrent » certains appartements afin qu’ils règlent les appels de fonds en lieu et place des propriétaires.
-==== 8. Attendre le règlement des appels, pour gérer les encaissements ====
-voir process [[gerer-les-encaissements|25 05 05 -  Gérer les encaissements]]
-{{tag>copropriété}}