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Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les appels de charges consécutifs à la tenue de l’assemblée générale qui a voté le budget de fonctionnement pour l’année à venir et (ou) qui a voté des travaux nécessitant un ou plusieurs appels de fonds spécifiques.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

• S’il s’agit de saisir le « budget de fonctionnement », préalablement saisi par le gestionnaire, il faut le modifier par nature de charges, comme cela est précisé sur la fiche de liaison assemblée, transmise par le principal de copropriété.

• S’il s’agit de saisir des « avances ou des provisions », il faut se référer aussi à la fiche de liaison assemblée qui aura précisé le type de répartition (ex : 01 : charges générales)

• S’il s’agit de saisir un « budget travaux », il faut se référer aux indications portées sur la fiche de liaison travaux et appel, selon la nature des travaux envisagés, sans omettre tous les honoraires annexes aux travaux, si nécessaire (frais de SPS, d’architecte, de DO……) et d’honoraires syndic.

• Pour les travaux : Doivent être paramétrés en fonctions des dates prévues par le procès verbal.

• Pour le budget de fonctionnement : préparer un appel trimestriel égal au ¼ du budget annuel voté

• But : vérifier que la répartition totale cumulée correspond bien au montant de l’appel de fonds à l’arrondi près.

• Y joindre un texte explicatif du pourquoi de l’appel

• Y joindre éventuellement une note d’information à l’attention des copropriétaires si nécessaire (pour les informer, par exemple d’un changement de numéro de téléphone, de gestionnaire ….)

• Ne pas oublier d’envoyer un double des appels aux cabinets qui « gèrent » certains appartements afin qu’ils règlent les appels de fonds en lieu et place des propriétaires.

voir process 25 05 05 - Gérer les encaissements