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Cette procédure décrit les modalités de contrôle, de souscription ou de reprise d’une police d’assurance en copropriété.

Rechercher les conditions générales et particulières du contrat remis par le précédent syndic dans les documents remis et listés dans le bordereau de remise de pièces.

Il est en principe assuré par la « tous risques chantiers »souscrite par le promoteur jusqu’à sa réception par le promoteur.

• Remise des conditions générales et particulières du contrat existant ou dans le cas d’un immeuble neuf, remise de la surface développée de l’immeuble (ou les plans), ou de la SHON pour contrôle des garanties actuelles (notion de RP).

• Remise de la surface développée de l’immeuble (ou les plans), ou de la SHON pour contrôle des garanties actuelles (notion de RP).

• Préciser la nature de l’immeuble (habitation, commerce, ou mixte), son âge et son état d’entretien.

• Préciser le nombre de bâtiments, d’étages, de sous sol, de terrasses.

• Préciser les éléments aggravants dans l’immeuble ou à proximité (risque industriel ou risque spéciaux, piscines……..).

• Préciser les protections existantes (portails, digicodes, alarmes, gardiennage……..).

• Etat des sinistres survenus qualitativement et quantitativement (relevé d’information).

• Confirmer que la police est active et n’a pas été résilié pour non paiement de prime.

Dès réception du devis établi par COMAPHI, l’étude et le chiffrage sont portés à l’ordre du jour du prochain conseil syndical pour examen, et éventuellement accord de résiliation du contrat existant.

Elle suppose que nous soyons nommés « syndic provisoire », et surtout que l’on ait, dès notre nomination par le promoteur, fait un appel de fonds forfaitaire auprès des copropriétaires dans l’attente du vote du budget.

• Dès que le CS a examiné le devis et donné son accord, une LR avec AR de résiliation de la police est envoyée à l’assureur (et non au courtier ou à l’agent général).

• Respecter le délai minimum de résiliation porté au contrat (2 mois minimum avant l’échéance annuelle).

• La résiliation n’a pas à être motivée, elle doit juste rappeler qu’elle est faite « conformément aux dispositions tant particulières que générales du contrat, et au code des assurances ».

• En cas de doute, demander à COMAPHI le courrier de résiliation type que possède tout assureur.

• Ce n’est pas seulement attendre le retour du carton rose d’envoi en recommandé signé par l’assureur, c’est attendre le courrier de confirmation de la résiliation effective enregistrée par la compagnie d’assurance, accompagné d’un « relevé d’information » de l’immeuble.

• Remettre une copie des documents reçus à COMAPHI.

Après avoir rempli la proposition d’assurances COMAPHI envoi le dossier complet à l’assureur accompagné du « relevé d’information », pour étude et établissement de la police

• Vérifier que les garanties et le prix annoncé dans le devis envoyé au conseil syndical sont conformes à ceux mentionnés dans le contrat reçu.

• Sinon demander la justification des différences constatées (raisons techniques particulières, ou modification de la législation entre l’établissement du devis et de la police)

• Si le contrat est conforme au devis et aux particularités de l’immeuble, le gestionnaire signe les trois exemplaires des conditions particulières de la police d’assurances, et appose le cachet du cabinet.

• Il en remet deux exemplaires à COMAPHI et garde l’exemplaire « assuré ».

• Si le contrat est non-conforme au devis ou ne couvre pas les particularités de l’immeuble,

• Il est retourné à COMAPHI pour modification.

• Si dans l’intervalle la garantie du contrat résilié a cessé, demander à COMAPHI de prendre une « garantie provisoire ».

Rentrer le numéro de police et la date d’échéance dans l’évènementiel du logiciel syndic de copropriété.

Classer les conditions particulières et générales du nouveau contrat dans le dossier suspendu de couleur verte, libellé « contrats », dossier dans lequel sont classés tous les contrats régissant la copropriété.

Envoyer par la bannette la quittance au centre administratif sans oublier le « bon à payer » tamponné par le gestionnaire.