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Cette procédure décrit les modalités de préparation et d’exécution des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine. Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, et adaptée aux circonstances.

Sont concernés par cette procédure :

Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004

La mise en place du processus, suppose qu’un « diagnostic technique préalable » a été obtenu ou que l’assemblée ou le conseil syndical ont demandé au syndic de porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des travaux définis (ex : un ravalement de façade), ou que le syndic lui-même ait jugé nécessaire de prévoir des travaux de conservation de l’immeuble

Faire parvenir à chacun de ses membres copie du « diagnostic technique préalable », ou porter à l’ordre du jour du conseil syndical l’idée des travaux , que celle-ci ait été demandée par l’assemblée, ou qu’elle le soit à la seule initiative du syndic.

Pour finaliser le projet et déterminer l’étendue des travaux à envisager

Pour choisir (selon l’importance et la nature des travaux),un « conseil » (architecte ou autre),qui sera en charge d’établir un cahier des charges en fonction des travaux envisagés ou par rapport aux conclusions du diagnostic technique préalable, qui servira de base aux devis à demander.

Confirmer à l’architecte ou au sachant la mission confiée par le conseil syndical (qui peut s’adjoindre le technicien de son choix sans en référer à l’assemblée) à savoir : demander des devis, faire un comparatif technique et financier ceux reçus, analyser les délais d’exécution des travaux et préconiser un choix entre une ou plusieurs entreprises.

Pour analyser en présence de l’architecte ou du sachant les devis reçus, et le rapport rendu.

Pour lui présenter les coûts de l’assurance « dommages ouvrages », et des « frais annexes aux travaux (SPS, frais d’occupation du domaine public, d’honoraires du syndic pour suivi des travaux, de montage financier de l’opération, etc.……).

Pour lui indiquer la quote part prévisionnelle des travaux pour chaque copropriétaire calculée sur la base de l’entreprise la moins disante retenue par l’architecte

Pour recevoir les entreprises, si des précisions complémentaires aux devis sont jugées nécessaires.

Convoquer tous les copropriétaires, afin qu’ils fassent part de leurs remarques et de leurs souhaits sur la nature des travaux et leur étendue

Convier les membres du conseil syndical afin qu’ils expliquent leurs choix dans le respect de l’intérêt collectif.

Convier l’architecte ou le sachant et les entreprises retenues afin qu’ils apportent les explications techniques.

NOTA : Selon l’importance et la technicité des travaux les points 3, 4, et 5 peuvent se répéter plusieurs fois avant qu’ils ne soient portés à l’ordre du jour.

Convoquer tous les copropriétaires, (si travaux généraux), ou groupe de copropriétaires (si travaux spéciaux ou portant sur des éléments d’équipement collectifs)

Reprendre les modalités de convocation des AG (voir processus « préparation et convocation des assemblées générales »)

Joindre la quote part prévisionnelle des travaux (sous login), pour chaque copropriétaire et en général l’ensemble des devis et avis techniques de l’architecte ou du sachant.

Attention au contenu des résolutions selon la nature des travaux envisagés (communs, privatifs, mixtes, ou d’amélioration)(voir modèles de résolution)

Toujours faire vérifier par le Directeur Copropriété le contenu de la résolution avant diffusion. Joindre l’avis du conseil syndical.

Joindre le projet de résolution pour la mise en place éventuelle d’un « crédit copropriété »

Ne pas oublier de préciser la nature des travaux votés, communs, mixtes, ou d’amélioration afin de préparer les appels de fonds

Donner la liste des copropriétaires qui ont souhaité souscrire un « crédit copropriété ».

Ne pas commander les travaux avant l’extinction du délai de contestation de 2 mois de l’article 42 de la loi du 10 Juillet 1965

Signer le « marché des travaux », comprenant le descriptif technique, et le devis des travaux retenus matérialisant l’accord des parties sur la « chose » et sur le « prix »

Signer le « planning d’exécution des travaux », avec le tableau des pénalités de retard prévues

Signer les marchés annexes : contrat d’architecte, bureau d’étude, SPS, Assurance DO ……..

Demander en mairie les « autorisations de voirie » (pose d’échafaudage, ou autres sur le domaine public…..), si nécessaire.

Faire établir par le centre administratif le règlement de l’acompte prévu à la « commande » des travaux, si nécessaire.

Etablir un constat d’huissier contradictoire, de l’existant avant commencement des travaux en présence des intervenants et du voisinage du chantier.

Etablir avec l’architecte, l’entreprise, et les différents intervenants aux travaux, un planning de « suivi de chantier »

Associer le conseil syndical aux réunions de chantier, et établir un procès verbal à l’issue de chaque réunion.

Faire parvenir au centre administratif pour paiement chaque « situation d’avancement de travaux », contresignée par l’architecte, ou par le maître d’œuvre en charge du suivi du chantier.

Vérifier auprès du centre administratif que les appels de fonds destinés à financer les travaux sont bien appelés en temps et heure conformément aux décisions prises en assemblée générale, et au planning des paiements convenus avec l’architecte et les entreprises.

Vol 07 Gestion des travaux (Copropriete)I. Objet de la procédure.