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Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des procédures de recouvrement en contentieux syndic.

La comptabilité mandant (ou le service contentieux s'il existe) envoie un Rappel de l’impayé le 20 du mois qui suit l’envoi de l’appel de fonds au copropriétaire

Dans cette lettre de rappel le copropriétaire doit être informé que son refus de paiement met en péril le fonctionnement normal de la copropriété, et que s’il éprouve des difficultés financières il peut bénéficier d’un paiement échelonné.

• Il résulte de la volonté du copropriétaire débiteur de bonne foi de se mettre en règle.

• Il doit être « supportable » pour le copropriétaire, et de « nature à éteindre la dette » rapidement.

• Il doit être matérialisé par un document officiel : « le protocole d’accord » acte sous seing privé signé entre le service comptable du centre administratif et le débiteur.

• Le gestionnaire de la copropriété doit être informé des accords passés et peut aussi donner son avis sur l’opportunité de l’acte.

• Le non paiement d’une échéance prévue au protocole d’accord entraine la déchéance du terme, et rend exigible l’intégralité de la dette.

• Le chargé de contentieux peut accepter un échéancier sur une période de 6 mois maximum. Au delà, et dans la limite de 12 mois, la validation du gestionnaire ou du responsable de service est requise. Pour un délai d’étalement supérieur à 12 mois, SEUL LE CLIENT (syndicat) peut donner son accord (le gestionnaire contacte donc le client).

• Les échéanciers signés doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés des chèques afin d’engager le débiteur. L'échéancier doit intégrer les appels de fonds à venir sur la période couverte par l'échéancier.

Rappel : le syndic n’a besoin d’aucune autorisation pour lancer une procédure en recouvrement de créances, quelle qu’elle soit, à l’exception de la saisie immobilière qui requiert l’accord de l’assemblée générale.

• Elle débute avec la « mise en demeure » faite en LR avec AR au débiteur, restée sans effet (voir modèle de lettre de mise en demeure), soit 15 jours après la première relance

• Elle doit préciser au débiteur le délai qui lui est imparti pour payer (15 jours en général), car à son terme vont courir les « intérêts de retard » sur les sommes dues au taux légal en vigueur.

• Choix des procédures :

a) L’injonction de payer : Limitée aux dettes inférieures ou égales à 3800 €, c’est une procédure rapide, peu couteuse (dépôt du dossier au greffe, pas d’obligation d’avocat), et génératrice d’un titre exécutoire permettant de saisir les biens mobiliers du débiteur (saisie conservatoire ou saisie exécution).

b) La procédure de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965 : action devant le juge des référés rendant exigibles les provisions sur budget et travaux votés par l’assemblée pour l’exercice, même non échues.

c) La procédure en recouvrement : Pour les sommes supérieures à 3800 €, procédure contradictoire longue et couteuse (avocat obligatoire).

Pour ce qui nous concerne, nous ne pratiquons que la procédure en recouvrement c). Les autres procédures ne permettent pas la saisie immobilière et donne trop souvent matière a contestation.

• Les garanties spéciales :

a) L’hypothèque légale : (art 19 de la loi) : Son montant est fixé par le syndic après sommation de payer par huissier restée infructueuse ; elle est inscrite au bureau des hypothèques afin de « prendre rang », mais le débiteur peut en demander la « main-levée » en référé s’il offre une garantie autre, suffisante. (gage).

b) Le privilège mobilier : (art 19 alinéa 5 de la loi) Pas d’inscription nécessaire, il suffit de pratiquer une saisie (ex injonction de payer), et il porte sur les meubles garnissant les lieux ou sur les loyers dus par le locataire (si appartement loué).

• Le privilège immobilier de la loi du 21 juillet 1994 sur l’habitat :

Il nait lors de la vente du lot du débiteur, il n’a pas besoin d’être inscrit, il prime toute autre créance pour les charges des 2 dernières années, vient en concours avec la banque la 3ème et la 4éme année, et avec tous les autres créanciers au-delà, d’où l’utilité d’inscrire au plus tôt une hypothèque légale.

• Le gestionnaire contentieux doit tenir à jour sur le logiciel de gestion ou autre l’évènementiel contentieux, et doit transmettre l'information sur redmine pour qu'elle soit transmise au conseil syndical.

• Lors de la tenue du CS préparatoire à l’assemblée, et dans les documents annexés à la convocation de l’assemblée générale, la comptabilité mandant doit donner un état détaillé des débiteurs qui doit être joint ainsi qu’un état des procédures engagées (dans le rapport d’activité du syndic) afin de recouvrer les impayés.

• Si la saisie immobilière des lots du débiteur est envisagée, la résolution de saisie doit être portée à l’ordre du jour, et justifiée par le syndic par un « historique » préliminaire au vote de la résolution (voir modèle de résolution de saisie immobilière).

Conformément au contrat de syndic, les honoraires doivent être facturés au fur et à mesure.