Elles sont régies par le Décret n°87-712 du 26 août 1987 http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000006066148 et l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000023216221&cidTexte=LEGITEXT000006069108.
La Confédération Nationale du Logement fournit sur son site un complet dossier http://www.lacnl.com/index.php?page=dossier-charges-locatives.
Pratiquement, les charges locatives sont appelées et payées par les locataires tout au long de l'année par l'intermédiaire des “provisions sur charges” qui figurent sur leurs avis d'échéance.
Au terme de l'année civile, le propriétaire, le syndic (s'il s'agit d'une copropriété), et le gérant, collectent et répartissent les factures qui rentrent dans ce cadre. Tant que les comptes n'ont pas été approuvés par la copropriété, répartis par le syndic, et transmis au gestionnaire, cette régularisation n'est pas possible.
Après réception des éléments par le syndic ou le propriétaire, le gestionnaire fait la différence entre les appels de provision et les charges réelles et demande ou rembourse la différence au locataire.
A compter du 1/1/2014, les provisions sur charges intégrent une provision pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères Récupération taxes foncières / taxes ordures ménagères.