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Volume 20 05 Back office Gestion
Sont concernées par cette procédure toutes les personnes susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion pour traiter comptablement l'arrivée d'un nouveau locataire.
Après application du 30 04 03 Finalisation du dossier de location, la gestionnaire remet l'intégralité du dossier à la comptabilité gestion avec les règlements et les factures pour la validation du dossier dans login.
Le service comptabilité contrôle la présence de toutes les pièces obligatoires.
La comptabilité gestion liste sur le ticket redmine les éléments manquants (chèques, dg, signatures, paraphes, caution,..)et indique la mention “non validé”.
Le service comptabilité remet le dossier au service gestion. Dès que le dossier est complet le service service gestion le transmet de nouveau au service comptabilité pour validation du dossier.
La comptabilité gestion:
- saisit la facture d'honoraires de location sur le compte du propriétaire ;
- saisit les différents débits sur le compte du locataire (caution, honoraires de location (y compris paiement par TPE, loyer,assurance) ;
- informe la comptabilité société de la réception d'un TPE et du montant en cas de paiement sur le ticket redmine,
- la comptabilité société informe la comptabilité gérance de la réception du TPE sur le ticket redmine
- la comptable indique également dans les évènements du locataire les informations relatives au paiement de la location (à savoir, n° chèque pour loyer, dépôt garantie si à échéance ou pas, honoraires de location).
- règle les factures d'honoraires de location part propriétaires et locataire à la comptabilité société (la part propriétaire n'est payée que si le compte du propriétaire le permet ou à défaut dès encaissement du dépôt de garantie).