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Volume 20 05 Back office Gestion
Process parent 20 05 06 Paiement des factures fournisseurs
Ce mode opératoire permet la saisie des factures fournisseurs et donc les dépenses concernant le compte propriétaire, et d’affecter les montants déductibles (déclaration fonciers), et les montants récupérables auprès des locataires.
La comptabilisation d’une facture se fait par le biais d’un compte fournisseur avec règlement automatique suivant un échéancier.
Sur le logiciel login :
- Saisie comptable
- Fournisseurs
- Saisie factures+avoir
On se déplace dans l’écran par la touche TAB du clavier.
Ce choix est très important car il conditionne le compte financier sur lequel est passé la dépense : choisir le journal “FOUR” Fournisseurs.
Tapez la date de comptabilisation de la facture. Le programme propose automatiquement la date du jour que vous pouvez modifier.
Sélectionnez le compte du fournisseur concerné, suivi de son numéro au registre du commerce.
Tapez le libellé de l'écriture qui apparaîtra sur le compte du fournisseur ou utilisez des libellés automatiques paramétrés en appuyant sur l'onglet ou il y a une flèche, suivi de la référence du ticket redmine.
Indiquez le montant de la facture ou de l’avoir
La date des conditions habituelles de règlement vous est proposée par défaut.
Vous pouvez modifier l’échéancier en appuyant sur l'onglet à droite de la « Date de règlement ».
Après avoir validé, vous accédez à la Contrepartie
Tapez le nom (du propriétaire) ou le numéro du compte que vous désirez débiter.
Vous pouvez utiliser l'onglet (flèche du bas)pour effectuer votre choix. Validez.
Vous devez obligatoirement renseigner un des trois éléments :
Soit vous passez la dépense sur 1 Immeuble Soit vous passez la dépense sur 1 Lot Soit vous passez la dépense sur 1 code relevé (la dépense apparaîtra en bas de relevé et ne sera donc pas affecté a 1 immeuble ou à 1 lot).
Quand vous débitez un compte propriétaire, si vous souhaitez que la dépense ressorte au regard du lot, indiquez le lot concerné, de même pour l'immeuble.
Pour une dépense récupérable ce choix est important pour pouvoir indiquer la quote-part récupérable sur chacun des locataires:
- Si la dépense est affectée à un lot: l' affectation du récupérable est possible sur le locataire en place dans le lot ou sur le (les) anciens locataires de ce lot.
- Si la dépense est affectée à un immeuble non entier: l' affectation du récupérable est possible sur les lots/ locataires du propriétaire dans cet immeuble.
- Si la dépense est affectée à un immeuble entier: l' affectation du récupérable sur chaque locataire est proposée automatiquement au prorata des millièmes de la clé de répartition indiquée ensuite.
Si vous devez renseigner le lot, passez la zone immeuble, c’est le choix du lot qui rapatriera automatiquement le numéro de l’immeuble dont dépend le lot.
L'onglet (flèche du bas), permet d'accéder au code relevé, puis valider.
Vous accédez aux codes de dépenses, faites votre choix en cliquant sur le type de ligne de dépense qui vous intéresse et validez. Vous n’accédez à cette zone que si vous débitez un compte propriétaire et que si vous avez renseigné soit l’immeuble soit le lot. Quand vous êtes dans la liste des libellés automatiques codes de dépenses, vous pouvez en créer un nouveau si nécessaire.
Les principaux codes utilisés sont : R “récupérable”, D “déductible”, RD “récupérable et déductibles”, NRD “ni récupérable ni déductible.”
Si vous avez saisi une écriture DEDUCTIBLE, sans affecter le code foncier, après avoir validé, le programme vous propose d’affecter cette dépense, sur un ou plusieurs codes foncier .
Si vous avez saisi une écriture RECUPERABLE, avec une affectation locataire « Quittancement », après avoir validé, le programme vous propose d’affecter cette dépense sur le, ou les locataires en place, ou partis de l’immeuble, ou du lot.
Attention Le choix du type est essentiel pour éventuellement intégrer la dépense dans la régularisation des charges locatives ou/et dans la déclaration des revenus fonciers.
Cette zone n'est proposée que si le type d’écriture utilisé est récupérable, et que la dépense concerne un immeuble entier. Dans ce cas indiquez la clé de répartition sur laquelle doit être répartie la dépense.
Si le type d’écriture utilisé est récupérable indiquez si la récupération doit intervenir lors de la régularisation de charges de fin d’exercice, ou si vous voulez quittancer immédiatement les locataires.
Si vous prenez des honoraires sur la dépense, indiquez le pourcentage ou le montant d'honoraires convenu, si vous cocherz la case le système vous propose le taux d’honoraire habituel du propriétaire.
Vous pouvez compléter ou modifier le libellé de l’écriture comptable pour ce compte.
Validez le montant de la dépense pour ce propriétaire.
Appuyer sur la touche Valider, puis sur le bouton « Brouillard ». Vous accédez au brouillard des écritures passées.
Vous avez la possibilité, par la touche “Annulation », de supprimer une écriture passée par erreur.
Quand vous annulez une écriture dans le brouillard, vous supprimez également tous les autres éléments liés à cette écriture, à savoir : la facturation locataire si la dépense est récupérable, l’écriture du fichier foncier si l’écriture est déductible.