Cette page fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
Sont concernés par ce process tous les comptables susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion pour effectuer le traitement du paiement des factures proformas,factures,appels de fonds et taxes foncières.
A noter en préambule que le comptable, dans ses tâches quotidiennes, procède à l'enregistrement de toutes les factures proformas, factures, appels de fonds, taxes foncières, conformément au mode opératoire 20 05 06 01 - MO: Saisie des factures fournisseurs.
Les fournisseurs sont réglés conformément au process Banque Digitale, en tenant compte des fonds disponibles sur le compte du propriétaire qui doit bien sur être toujours créditeur.
Pour transmission de la facture (ou de la facture proforma) au service comptabilité, le gestionnaire ouvre un ticket dans le projet facture compta gestion, met un sujet compréhensible (FACTURE NOM ET RCS ENTREPRISE PROPRIETAIRE OBJET TRAVAUX ET MONTANT), scanne la facture si son fournisseur ne lui a pas envoyé directement en pdf, et rempli le ticket avec obligatoirement le fichier pdf. Il indique dans le ticket la codification (D-déductible, R-récupérables, DR-déductible et récupérable, NDNR-ou ni deductible - ni recuperable).
Le gestionnaire doit mettre ce ticket en sous tache du ticket travaux correspondant, ou du ticket qui a généré la facture (et au pire en sous tache du mandat de gestion).
Ne pas omettre de facturer nos honoraires suivi de travaux conformément au process. Le comptable procédera systématiquement à la facturation de ces frais.
Le comptable va interroger le compte fournisseur pour savoir s'il y a eu déjà une facture proforma. Si oui, il change le numéro de la facture.
Si non, il saisit la pièce.
Dans sa séance de paiement, si le compte du propriétaire le permet, le comptable procède au paiement partiel ou total de la facture. Dans le cas où le compte du propriétaire ne permet pas de paiement le comptable l'indique sur le ticket et assigne le gestionnaire pour qu'il réclame les fonds au propriétaire.
Le comptable adresse un mail au fournisseur afin de lui indiquer la notification de paiement qui lui a été effectuée.
Si la facture est soldée en intégralité, le comptable ferme le ticket “FACTURES COMPTA GESTION”.
Rappel du 20 05 05 Provisions de charges, TEOM et régularisations existant, il faudra après paiement procéder à la récupération auprès du locataire.
La taxe foncière devra être gédée par la gestionnaire dans l'onglet “foncier” du propriétaire.
Dès réception des taxes foncières à payer, la gestionnaire créée un ticket dans le projet “compta gérance” avec comme sujet du ticket “paiement taxe foncière annéeX, propriétaire Y“, et assigne le ticket à la comptabilité pour paiement. Ensuite reprendre le cas général.