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Volume 20 05 Back office Gestion
Sont concernés par ce process, les comptables mandants chargés d'effectuer les opérations de blocage et/ou de déblocage des comptes propriétaires.
Le compte d’un propriétaire ne peut en aucun cas être en débit, deux situations peuvent amener au blocage d'un compte propriétaire :
- le contentieux locataire
- le départ du propriétaire.
Dès lors que l’encaissement d'un règlement locataire en contentieux dépasse la somme de 1500.00 €, le comptable procède au blocage du compte du propriétaire.
Tous les mois, avant le lancement des comptes rendus de gérance, le comptable vérifie la liste des propriétaires bloqués.
Si le délai de j+15 jours après encaissement du locataire débiteur est passé, le comptable peut procéder au déblocage du compte du propriétaire.
La perte d'un mandat de gestion est une situation d'exception et grave.
Il existe plusieurs cas de résiliation d’un mandat de gestion:
2.1 – la reprise pour habiter
2.2 – la vente de son bien
2.3 – choix personnel du propriétaire (mécontentement)
2.4 – décision volontaire de nos services
2.5 – décès du propriétaire
Dans tous les cas la situation s'analyse par le gestionnaire suivant 2 principes :
-LA FORME et LE DELAI de la résiliation ont ils été respectés ?
Le gestionnaire ouvre un ticket “perte de mandat” suivant le process 20 06 01 sur lequel se discute la résiliation du mandat.
Ce ticket “perte de mandat” doit obligatoirement préciser la date de fin de mandat (champ date de fin), et confirmer le respect des délais.
Le gestionnaire doit intervenir régulièrement pour mettre à jour les informations évolutives.
Elle indique si le compte doit être bloqué, sur le ticket. Dans le cas d'un blocage, il faut indiquer également les sommes (exemple : montant du lié a l'indemnité, facture en attente, …) à bloquer, et assigner le ticket au service comptabilité.
Tous les mois, avant le lancement des comptes rendus de gérance, les comptables vérifient la liste des propriétaires bloqués.
La demande par la gestionnaire du déblocage s’effectue après indication sur le ticket en précisant le bénéficiaire du déblocage et ou automatiquement par la fermeture du ticket validé par la direction.