Ce process fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
Cette procédure décrit le mode opératoire de la demande de fonds à transmettre au propriétaire lorsque le compte propriétaire n'est pas suffisamment alimenté pour régler l'acte d'huissier (commandement de payer - sommation de payer).
Il est tout d'abord essentiel de rappeler qu'une information régulière de TOUTES nos actions doit être donnée à notre client propriétaire par son gestionnaire.
Ce mode opératoire vient compléter le process 20 05 08 02 – Contentieux - Recouvrement
Afin de démarrer la phase contentieuses avec la délivrance d'un acte d'huissier (commandement ou sommation), et lorsque le compte du propriétaire n'est pas suffisamment alimenté pour régler la provision de l'huissier, une demande de fonds est à réclamer au propriétaire (sce contentieux) via l'espace client redmine (chèque, virement, CB via espaceclient.groupimo.fr). Lier le ticket de demande de fonds avec le dossier redmine contentieux.
Lorsque les fonds sont versés, reprendre le process 20 05 08 02 – Contentieux - Recouvrement : “à la préparation du dossier”, le contentieux peut ainsi clôturer le ticket demande de fonds.
Si les fonds ne sont toujours pas versés à J+10, le contentieux doit renouveler sa demande via l'espace client et par téléphone.
A J+20, si les fonds ne sont toujours pas versés (quelque soit la raison : refus ou non réponse), le contentieux doit alors faire partir 20 doc 09 - Courrier déchéance de garantie - décharge responsabilité - procédure assignation. Un délai d'un mois supplémentaire est accordé au propriétaire pour régler la provision.
Entre J et J+45, si les fonds sont envoyés par le propriétaire ou si les fonds sont disponibles sur le compte propriétaire (règlement locataire), la procédure contentieuse peut débuter, le ticket demande de fonds est clôturé.
A J+45, sans réponse ou en cas de refus de procédure, le ticket “dde de fonds” est alors basculé à la gestion. Le gestionnaire doit gérer la situation avec le propriétaire et à défaut, ouvrir un ticket 20 06 01 Perte de mandat propriétaire résiliation