Ce process fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes actions de recouvrement des impayés de loyer. Le cas particulier de la gestion des dossiers de surendettement.
Le ticket contentieux vient en sous tâche du mandat de gestion de façon à le lier à la vie du mandat de gestion.
Il est tout d'abord essentiel de rappeler qu'une information régulière de TOUTES nos actions doit être donnée à notre client propriétaire par son gestionnaire.
Lorsque le process 20 05 08 01 – Pré-contentieux n'a pas permis de recouvrer les sommes dues, et après trois mois de loyers impayés et/ou charges et OM, le contentieux envoie une information incluant une demande de provision au propriétaire, avec copie au gestionnaire, en lui rappelant les étapes possibles/à venir. Le cas particulier du chèque impayé est traité sur un process spécifique 20 05 03 01 03 Impayé chèque
La phase contentieuse débute avec la délivrance d’un acte d'huissier (sommation ou commandement) en fonction du bail, mettre en cause l'ensemble des intervenants (locataire(s), colocataire(s), caution(s)):
- sommation de payer : si le locataire est sorti des lieux loués ;
- commandement de payer : dans le cas ou le locataire est toujours dans les lieux.
Le cout de cet acte est approximativement de 300 euros (variable selon la distance et le nombre d'actes à délivrer : locataire, colocataire(s), caution(s) solidaire(s)).
Cette somme sera imputée sur le compte du locataire, mais l'huissier doit être provisionné pour avancer utilement.
Les fonds sont prélevés sur le compte propriétaire si celui ci est créditeur. En cas de compte propriétaire débiteur, se référer au mode opératoire 20 05 08 02 01 – Demande de fonds (remise dossier huissier)
Après avoir reçu les fonds, le contentieux prépare le dossier :
- bail, acte de caution le cas échéant,
- mandat gérance ou état civil propriétaire.
Ces pièces doivent avoir été préalablement scannées dans la GED ou dans le ticket candidat locataire (conformément aux process. A défaut la gestionnaire corrige rapidement après indication du contentieux).
Transmission à l’huissier, avec le courrier dédié, par le contentieux qui ajoute un extrait de compte à jour, en n'omettant pas d'informer sur le ticket redmine qui a servi à la demande de fonds : “dossier complet transmis a l'huissier”.
Il est à cet étape, OBLIGATOIRE, de lier ce ticket en sous tache du ticket REGISTRE DES MANDATS. (Ceci devant permettre, lors d'une perte de mandat éventuelle, de solder les comptes.)
L'huissier délivre le commandement, retourne les actes, et sa facture. Il doit aussi retourner le trop versé en prenant en compte l'acompte ou demander le complément.
Le contentieux scanne l’acte et l’ajoute au ticket redmine. Le gestionnaire assigné, envoi la copie de l'acte au propriétaire et ajoute l'acte dans la GED.
Si le locataire ne paye pas après cet acte, il existe deux possibilités :
Dans un délai de 2 mois (1 mois pour les baux commerciaux) suivant la signification de l’acte d’huissier, un avocat est mandaté aux fins de procéder à une assignation devant le tribunal.
Dans le cas d'un locataire toujours en place, en plus du recouvrement des sommes dues, la clause résolutoire (=expulsion) sera visée.
La gestion procède à une nouvelle demande de provision auprès du propriétaire, conformément au courrier d’information préalable.
Cout de la procédure : 1500 euros (honoraires avocat assignation et honoraires huissier délivrance assignation, et signification jugement).
Si le propriétaire ne verse pas les fonds (quelque soit le motif), le contentieux doit lui faire parvenir le courrier à J+45 Déchéance de garantie-décharge de responsabilité conformément au process décrit “déchéance de garantie-décharge de responsabilité”. Courrier à insérer au ticket redmine contentieux et à assigner à la gestion. Le service gestion doit alors ouvrir un ticket dans le projet et selon le process 20 06 01 Perte de mandat propriétaire résiliation. Le contentieux peut alors clôturer le ticket contentieux.
A réception des fonds, le contentieux monte l’assignation et sollicite le service gestion s’il manque des pièces (justificatif de charges et teom, ….).
L’avocat transmet au contentieux un projet d’assignation.
Le contentieux et la gestion commentent, valident (et/ou modifient) le projet.
L’avocat transmet au contentieux sa facture d’honoraires qui la valide, et la met en paiement à la comptabilité Gestion en sous tache du ticket contentieux – 20 05 06 Paiement des factures fournisseurs), cette facture s'impute sur la provision payée par le propriétaire.
L’avocat transmet l’assignation à l’huissier en charge de sa signification. Une date d’audience est communiquée par l’avocat. La procédure se déroule jusqu'à son terme, et un jugement est rendu.
Une fois le jugement rendu (favorable ou non), le service contentieux demande (par mail) à l'avocat de transmettre une copie à l'huissier pour signification. Cette information est mise dans le ticket afin que la gestion puisse informer son propriétaire. Le contentieux se met une échéance à 15 jours pour relancer l'huissier si nécessaire. L'original du jugement sera OBLIGATOIREMENT transmis au service contentieux sous 15 jours. Le jugement sera OBLIGATOIREMENT scanné en COULEUR. Selon l'exécution choisie (forcée ou non), le contentieux transmettra la grosse à l'huissier en charge de l'exécution si un échéancier et ou une solution directe avec le locataire n'est pas possible. A ce stade il est obligatoire de créer un ticket exécution par débiteur en sous tache du ticket assignation.
A réception de la demande de fonds pour signification, celle ci est transmise à la gestion pour règlement auprès du propriétaire.
A réception de l'acte de signification, celui ci est scanné par le contentieux dans le ticket.
Dans le cas d'un jugement favorable (condamnation des locataires), le service contentieux fait la demande à l'huissier d'executer immédiatement après signification (cf execution)
Dans le cas d'un jugement non favorable (non condamnation des locataires), le service gestion et le contentieux doivent étudier (avec le propriétaire) la possibilité et les chances de réussite d'une procédure en appel (au fonds)
Pour les locataires sortis et les dettes de loyers uniquement (jusque 4.000€), une Injonction de payer peut être montée par le service contentieux.
Cette injonction, si elle est validée par le tribunal vaut titre en cas de non contestation. S'il y a contestation (par le locataire débiteur), une assignation sera alors obligatoire pour obtenir un titre.
Cout de la procédure : Cette procédure est beaucoup moins couteuse que l'assignation classique (400 euros honoraires + frais de signification actes huissier de justice).
Au terme de ces actions, le service contentieux a en main un titre (jugement ou injonction), qui permettra d'exécuter les décisions.
Le titre est signifié au(x) débiteur(s).
Si le(s) débiteur(s) ne règle(nt) pas, un huissier de justice est mandaté pour l'exécution forcée.
Cette exécution se fera sous la forme d'une saisie bancaire, ou une saisie arrêt sur salaire. A noter que la saisie arrêt sur salaire est très longue compte tenu de la lenteur des tribunaux.
Le service contentieux doit examiner chaque mois l'execution au moyen d'une date d'échéance sur redmine et vérifier l'évolution du recouvrement.
Cout de cette procédure : 400€ environ , selon procédures a mettre en place
Enfin, en cas d'*expulsion* ordonnée par jugement, l'huissier délivrera dans un 1er temps un commandement de quitter les lieux (cout environ 300€).
Si le locataire ne sort pas de lui même, l'huissier fera la réquisition de la force publique (délai : plusieurs mois d'attente, cout environ 3.000€).
Ensuite il faut se reporter au process 20 06 02 Départs locataire
Important : pour les lots garantis en loyers impayés, en cas d’accord d’indemnisation validé par la commission, et conformément à l’annexe au Mandat de Gérance, les frais de procédures listés ci-dessus sont avancés par le mandat et remboursés sur justificatifs au titre de la garantie GLI.
Parallèlement le choix des défenseurs est assuré par la mandataire. Il est entendu qu’une déchéance de garantie pourrait être prononcée en cas de non respect des conditions ci-dessus énumérées.
Le propriétaire fait l'avance de fonds nécessaire, conformément à l'annexe gli. Les fonds sont déposés sur compte fournisseur (avocat ou huissier)
⇒ Compte propriétaire créditeur: Les fonds dédiés passent par le compte propriétaire et la facture est payée au fournisseur.
⇒ Compte propriétaire débiteur: La comptabilité ne doit pas tenir compte du solde débiteur du compte propriétaire et lancer la procédure dès lors que les fonds sont avancés par le propriétaire (fonds sur compte fournisseur).__Attention seuls les débits relatifs aux honoraires sont concernés pour cette procédure. Pour tous les débits autres que honoraires, l'aval de la DG reste OBLIGATOIRE.
Paiement des fournisseurs en GLI :
La gli prend en charge les procédures contentieuses et le recouvrement. Conformément à l'annexe
Dans le cadre d'un recouvrement, lorsque le propriétaire est en cours d'indemnisation ou déjà indemnisé, il n'a plus aucun intérêt à régler l'avance de fonds pour l'exécution.
Dans ce cas précis, c'est à la compta mandant de régler les fournisseurs à partir du compte gli, afin de recouvrer la dette qui lui appartient.)
Conditions obligatoires :
- le propriétaire a refusé (écrit obligatoire de sa part) de poursuivre le locataire, ou n'a pas avancé les fonds demandés (Decheance de garantie-decharge de responsabilité) ;
- le lot n'est pas en GLI ;
- le locataire est sorti du logement et étoilé ;
- une période supérieure à 3 ans par rapport au dernier impayé s'est écoulée
Dans ce cas, le service contentieux ouvre un ticket espace client et l'assigne au gestionnaire. Le gestionnaire informe le propriétaire et lui signale que nous allons annuler la dette et passer l'écriture. Le ticket est assigné au back office avec date d'échéance.
Après 15 jours, le back office passe les écritures d'annulation de dette pour remise a zéro du compte.
Une fois effectuée, l'information est portée sur le ticket qui est assigné a la gestionnaire, puis le ticket est clôturé.
Les frais de relances et de contentieux peuvent faire l'objet d'une demande d'annulation par ticket redmine uniquement, en sous tache du ticket de contentieux s'il est existant, ou en créant un nouveau ticket lorsqu'il s'agit de frais de relance. Toute demande d'annulation devra porter le titre “DEMANDE D'ANNULATION FRAIS dossier LOC/PROP”.
La demande d'annulation doit être transmise à l'emetteur de la relance ou des frais, donc au service contentieux.
La demande d'annulation doit être automatiquement justifiée (traitement comptable retardé, défense portefeuille, accord trouvé avec débiteur…..)
Le service contentieux étudie la demande et répond dans les 8 jours ouvrés pour statuer.
En cas d'accord d'annulation, le service contentieux informe le demandeur par le ticket, celui ci est transmis à la comptabilité par la gestion pour comptabiliser l'annulation.
En cas de refus d'annulation, le service contentieux informe et motive le demandeur par le ticket, le service gestion peut alors transmettre sa demande à la DG s'il persiste à réclamer l'annulation et motive de nouveau sa demande. Le résultat de cette nouvelle requête sera traité comme une 1ere demande d'annulation.