Ce process fait partie de PROCESS GERANCE
Volume 20 06 Gestion des départs locataire ou propriétaire
Ce process définit la procédure a traiter les départs des locataires.
A - cas pour l'habitation principale du locataire
Le locataire envoie son préavis de départ (de 3 mois) en recommandé
Ce préavis sera ramené à 1 mois dans les cas suivants:
• Mutation
• Chômage
• 1er emploi
• RSA
• Licenciement
• S’il s’agit d’un bail d’habitation meublée
• Personne de plus de 60 ans suivant état de santé.
Si accepté, voir la suite du process ci-après. Si refusé, envoi d’une lettre avec AR au locataire en lui expliquant le motif du refus.
B- Cas pour le bail commercial
a) le location peut donner congé :
- par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception, s'il s'agit de donner congé à l'expiration d'une période triennale, ou pour un départ à la retraite.
- uniquement par acte d'huissier, s'il s'agit de donner congé pour le terme du bail ou en cours du bail tacitement prolongé.
C- Cas du bail professionnel
Le locataire peut quitter les locaux à tout moment, à condition de l'avoir notifié à son bailleur en respectant un préavis de 6 mois, par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d'huissier.
Le gestionnaire peut donner congé au locataire pour motif légitime et sérieux.
A - MOTIFS
Les motifs de résiliation sont limités a des cas très stricts :
- retards répétés du paiement du loyer.
- défaut d'assurance (après mise en demeure restée infructueuse)
- troubles de voisinage (motivée judiciairement).
B - FORME
Le congé doit être adressé au locataire par :
lettre recommandée avec avis de réception, ou acte d'huissier, ou remise en main propre contre émargement ou récépissé.
Le congé doit être adressé à chacun des titulaires du bail, ou à chacun des époux ou partenaires de Pacs.
C - DATE
La notification du congé doit être faite au moins 6 mois avant la fin du bail pour un bien régit par la loi 1989 (bien vide), ou selon les clauses du bail s'il s'agit d'un bail de droit commun.
Ce délai court à compter de la réception de la notification par le locataire.
Toutefois, rien n'interdit de délivrer un congé à une date largement antérieure à la date d'expiration du bail : le congé délivré pour une date prématurée n'est pas nul, mais prend effet à la date pour laquelle il aurait dû être donné.
Si la lettre recommandée n'a pas été récupérée par le locataire et est renvoyée à l'expéditeur, la notification du congé donné n'est pas valable. Il convient de faire à ce moment délivrer un congé par voie d'huissier.
L'E-Gestionnaire met à jour le logiciel de gestion login, en précisant la date de disponibilité du bien.
Il doit aussi demander a la comptabilité de bloquer le compte du propriétaire pour pouvoir procéder a la remise en état du bien rapide et une relocation efficace
Cette action débouche sur la remise en location du bien selon le process applicable
Sur Login, L'édition des 3 courriers à envoyer (de préférence par voie numérique) ci-dessous:
• Un courrier de confirmation du préavis de départ au locataire
• Un courrier d'information aux services des impôts informant du départ du locataire
• Un courrier d'information du départ du locataire au propriétaire (basedoc 20doc33)
Il vérifie systématiquement la présence de l’attestation du détecteur de fumée et procède selon le process 65-01-01-03-detecteur-de-fumee
Le gestionnaire doit vérifier s'il existe un mandat de vente pour ce bien ou un ticket estimation actif. Si oui, il note l'info de la dedite locataire avec date d'effet sur le ticket de vente du bien ou de l'estimation et l'assigne au commercial entrée.
Le gestionnaire diffuse l’état des lieux au propriétaire et au locataire.
Le gestionnaire analyse l’état des lieux afin de savoir si le bien nécessite des travaux pour une relocation rapide.
Le gestionnaire crée un ticket “SOLDE DE TOUT COMPTE NOM DU LOCATAIRE” en sous tache du ticket “ÉTAT DES LIEUX DE SORTIE NOM DU LOCATAIRE”.
Le gestionnaire indique sur le ticket SOLDE DE TOUT COMPTE que le bien ne nécessite pas de travaux et assigne le service comptabilité pour le remboursement du DG.
La comptabilité établit l’arrêté de compte du locataire, dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés.
La comptabilité retient le montant forfaitaire indiqué par le gestionnaire pour les travaux, et établit l’arrêté de compte du locataire dans un délai maximal de deux (2) mois.
En cas d'absence des éléments reçus du syndic pour la répartition de charges, un pourcentage de 20 % du montant de la caution est retenu au solde de tout compte. Dès lors que l'approbation des comptes a été validée par l'assemblée générale et que le service comptabilité est en possession de la régularisation de charge, le comptable pourra alors effectuer la régularisation des charges et procéder aux régularisations qui s'imposent.
Des frais d'arrêté de compte, selon le barème en vigueur sont également retenus.
La comptabilité gède le solde de tout compte dans l'onglet “AVIS ET QUITTANCES” du locataire dans le dossier “REMBOURSEMENT DG” conformément au mode opératoire 20 06 02 01 MO Remboursement de caution.
Une copie de l'arrêté de compte est adressée par mail au locataire (ou par courrier si le mail n'est pas renseigné).
Il est à noter qu'en cas de colocation, le remboursement à effectuer sera réparti sur les 2 colocataires, sauf contre indication de l'un ou l'autre.