Ce process fait partie des process de gestion

Volume 20 07 Garantie de Loyer Impayés GLI

Cette procédure concerne la préparation et le déroulement de la commission GLI mensuelle.

La commission GLI se réunit une fois par mois (tous les premiers jeudi du mois en général).

Sont présents le service contentieux, Comaphi et le service gestion.

Y sont étudiés les dossiers à 120 jours d'impayés.

Chaque dossier est débattu dans le but de déterminer si toutes les conditions sont remplies afin de valider son indemnisation (ou non).

48 heures avant la commission, le contentieux prépare l’ordre du jour de la réunion et le transmet à l’ensemble des participants.

Celui-ci comprend :

• Un tableau listant les dossiers par gestionnaire qui seront présentés à cette commission.
• Un tableau listant les dossiers par gestionnaire qui seront présentés aux prochaines commissions.

Le service gestion, qui aura préalablement contacté le débiteur dans le cadre de la procédure pré-contentieuse (process gestion - procédure pré-contentieuse), collecte l'ensemble des éléments nécessaires au débat et prépare le dossier locataire (pièces solvabilité, bail, annexe gli…).

Les dossiers sont appelés à la suite, en présence du gestionnaire du dossier afin de vérifier l’éligibilité du dossier.

Le contentieux expose succinctement le dossier en précisant la date du 1er impayé, le montant du loyer mensuel, le montant de la dette au jour de la commission, la date d’entrée et le cas échéant la date de sortie, le nombre de colocataire(s) et/ou caution(s), le montant du DG détenu ou non ainsi que la date du commandement de payer (ou sommation si le locataire est sorti).

L’annexe GLI est controlée ainsi que le montant des honoraires GLI collecté.

La solvabilité est contrôlée et les raisons de l’impayé sont exposées.

Éventuellement le(s) débiteur(s) sont contactés lors de la commission afin de trouver une solution amiable.

Si le dossier est éligible (toutes les conditions d’application de la GLI sont remplies) :

• le dossier est indemnisable sous réserve que le propriétaire avance les fonds de procédure d’assignation.

• le service Gestion informe le propriétaire de l’éligibilité du dossier et l’informe des conditions d’application.

• le service contentieux fait parvenir au propriétaire une autorisation d’assigner ainsi qu’une demande de fonds.

• dès réception des fonds d’assignation, le service contentieux peut lancer la procédure d’assignation.

• à réception de la date d’audience d’assignation, une 1ère Quittance Subrogative est envoyée au propriétaire. Le propriétaire recevra ensuite une QS tous les 3 mois.

Si le dossier est éligible mais que le propriétaire ne valide pas l’autorisation d’assigner et n’envoie pas les fonds d’assignation, le service contentieux avise le service gestion qu’une déchéance de garantie sera envoyée au propriétaire.

Si le dossier n’est pas éligible (une ou plusieurs conditions d’application de la GLI ne sont pas remplies) :

• le service Gestion informe le propriétaire de la non indemnisation de son dossier et lui explique clairement les motifs du refus

• le service Gestion rend compte auprès des services juridique et contentieux des réactions du propriétaire.

• le service Contentieux poursuit la procédure contentieuse sauf contre indication de la gestion.

Comaphi rédige le compte rendu de la commission dans chaque ticket contentieux (un ticket par dossier présenté), sous tache “commission gli”, et l'assigne à la DG pour validation.

Après validation, Comaphi reassigne le ticket au gestionnaire.

La gestionnaire notifie par écrit le propriétaire du refus d’indemnisation du dossier et de la suspension de l’annexe GLI pour ce dossier locataire.

A noter que l'annexe GLI pourra être réactivée sous conditions d'un nouveau locataire éligible.