Ce process fait partie des process copropriété

Volume 25 04 - Suivi du dossier de copropriete

Cette procédure décrit les modalités de tenue des registres des procès verbaux d’assemblée générales

À la fin de chaque assemblée générale, un compte-rendu des décisions (procès-verbal) est rédigé par le syndic de copropriété. Chaque procès-verbal est inscrit au sein d'un registre spécialement ouvert à cet effet.

• Tous les originaux des procès verbaux d’AG ordinaires ou spéciales ainsi que les originaux des feuilles de présence, doivent être consignés par date dans un registre des procès verbaux d’assemblée générale.

• Un registre folioté doit être ouvert par copropriété.

• Il est doit être conservé par le syndic pendant toute la durée de vie de la copropriété.

• Il peut être consulté par tout copropriétaire qui en fait la demande, dont des extraits certifiés conformes peuvent lui être délivrés.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par l'article 1366 du code civil. La feuille de présence et les procès-verbaux peuvent aussi être établis sous forme électronique, et sont signés dans les conditions prévues au second alinéa de l'article 1367 du code civil.

Chez Groupimo nous avons le choix de l'électronique pour le registre des procès verbaux. Ceci afin de préserver la planète et rendre la communication plus facile.

Pour ce faire nous utilisons Matriximo, à partir du logiciel REDMINE

Afin d'établir le registre électronique il est nécessaire d'avoir établi, sous forme électronique, le procès verbal et la feuille de présence.

Deux solutions :

• Le procès verbal aura été établi par le gestionnaire directement sous forme électronique , aussi le fichier généré sera enregistré sous redmine

• Le procès verbal aura été établi par le gestionnaire sous forme manuscrite, aussi il conviendra de numériser le document afin de l'enregistrer sous redmine

S'agissant de la feuille de présence , à ce jour nous n'avons qu'une solution à savoir établir la feuille de présence sous forme manuscrite , la numériser et l'enregistrer sous redmine. Le développement de l'application est en cours pour permettre la numérisation et l'automatisation de cette tâche.

Après l'assemblée générale , le gestionnaire ou l'assitant(e) crée un ticket dédié au procès verbal

• Où créer le ticket ?

Dans le projet Redmine de l'immeuble concerné par l'assemblée générale

• Le sujet du ticket ?

Il convient de respecter une nomenclature stricte pour le sujet des tickets

La terminologie à respecter est :

“Procès verbal AGO” pour une assemblée générale ordinaire

'Procès verbal AGS“ pour une assemblée générale spéciale

• Le tracker du ticket ?

Le tracker devra être mis sur “Assemblée Générale”

• Champ Date AG ?

Ce champ doit être renseigné à défaut le ticket ne pourra pas être intégré au registre

• Doc GED ?

Ce champ doit être mis sur “oui” pour que le ticket soit visible sur l'Espace client est accessible a tous les copropriétaires.

• Fichiers à intégrer aux tickets ?

Le procès verbal

La feuille de présence

Une fois le ticket du procès verbal crée, il est possible d'accéder au registre en cliquant sur le rapport personnalisé : “Registre des assemblées générales” de l'immeuble. C'est donc ce rapport personnalisé qui est le registre légal des assemblées générales de la copropriété.

Voir exemple ci-dessous du registre électronique des assemblées générales :