Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 - Suivi du dossier de copropriete

Cette procédure décrit les modalités de traitement d’un sinistre en multirisque depuis la demande faite par un copropriétaire jusqu’à la convocation à l’expertise.

Le gestionnaire avec l’aide éventuelle du courtier détermine si la demande est :

• Constitutive d’un sinistre

• Si oui, quel est son type ? : Dégat Des Eaux, Responsabilité Civile, Bris De Glace, Incendie,… pour conduite à tenir

• Quelle est sa nature ? : privative ou commune

• Quel est le contrat d'assurance qui s'applique ? : Multirisques ou Dommage Ouvrage

• Le gestionnaire fait un courrier au copropriétaire en lui expliquant les raisons pour lesquelles sa déclaration ne constitue pas un sinistre, ou ne concerne pas la copropriété (sinistre privatif)

• Ou ne relève pas des garanties souscrites (ex : remplacement d’une baie vitrée privative garantie non souscrite dans la police d’assurances de la copropriété, et non prise en charge par l’assurance personnelle du copropriétaire)

a. Le gestionnaire doit créer le sinistre sur le logiciel redmine afin de suivre l'évolution de la gestion du désordre , aussi chaque information ou action nouvelle sera renseigné sur le logiciel.

b.Le gestionnaire ou le visiteur technique doit se rendre sur les lieux (avec facturation) afin de vérifier l’étendue du sinistre, et déterminer s’il y a des mesures immédiates ou urgentes à prendre.

• Adapter les mesures en fonction de l’urgence que le sinistre fait courir aux biens et aux personnes.

• En règle générale il faut :* Prévenir immédiatement les services concernés (EDF, GAZ, EAU,…), pour coupure des réseaux

• Demander au copropriétaire sinistré ou son représentant d’être présent

• A défaut prévenir les pompiers ou les services concernés

• Faire un constat d’huissier et des photos du sinistre afin de garantir la future prise en charge du sinistre par l’assureur.

• En cas de vandalisme effectuer un dépôt de plainte , auprès de la police/gendarmerie dépôt de plainte.

A noter le dépôt de plainte doit être fait par courrier auprès du procureur de la république.

• Faire un courrier de déclaration de sinistre à l’assureur de la copropriété expliquant sa nature, son origine probable et les mesures d’urgence prises (ex : recherches de fuites, pose d’une clôture provisoire…….)

• En donner une copie au courtier

• Informer le copropriétaire sinistré de la déclaration effectuée auprès de l’assureur de la copropriété, dans le cas ou ses parties privatives ont été touchées, en même temps que les parties communes, ce courrier permettant une expertise « contradictoire »entre les différents assureurs.

• Dans le cas de sinistre affectant les parties communes et plusieurs appartements privatifs, l’ensemble des copropriétaires doit en être informé afin de permettre à chacun de pouvoir vérifier que son appartement n’a pas été sinistré.

• Donner l'information par écrit au conseil syndical

Les différents cas possibles :

• L’assureur ne répond pas : Le relancer à J+15

• L’assureur refuse de prendre en charge le sinistre et ne nomme pas d’expert : Faire confirmer par sa hiérarchie pour voir si le refus de garantie est justifié. Informer le CS

• Si non justifié il faut prendre position, et éventuellement convoquer AG pour se faire autoriser à assigner l’assureur.

• L’assureur nomme l’expert : En informer selon l’importance du sinistre, le(s) copropriétaire(s) concernés, en leur envoyant copie de la lettre de convocation à l’expertise ce qui permettra à leur assureur d’être présent.

• Le gestionnaire doit préparer au préalable tous les documents demandés par l’expert (ex : DIUO, date d’achèvement des travaux, Police DO, plans de réseaux……..)

• Doivent être présents, le visiteur technique et (ou) le gestionnaire.

• A l’issue de l’expertise facturer au barème horaire le temps passé, et envoyer à l’expert copie de la note d’honoraires afin qu’il puisse l’intégrer dans son rapport et obtenir le remboursement de la compagnie d’assurance

• Passer ensuite au process du traitement du rapport de l’expert.

• Le rapport ne prend pas en charge le sinistre : Informer le Conseil syndical de la décision prise par l’expert. Le réunir au besoin pour avis avant de convoquer une assemblée spéciale, qui autorisera le syndic à engager une procédure à l’encontre de l’assureur après avis d’un conseil.

• Le rapport prend en charge le sinistre : vérifier que cela soit conforme au devis fourni avec les honoraires. A défaut contester auprès de l'expert. Retourner à l’expert la « quittance subrogative non signée », avec copie des devis reçus des entreprises afin qu’il apporte une correction à son rapport.

• Le réunir si les travaux sont importants, et après avoir reçu les devis des entreprises pour faire le choix du meilleur rapport qualité prix, faire confirmer par le conseil syndical, l’accord sur le montant de l’indemnisation proposée par l’expert. (quittance subrogative)

Il est fortement recommandé de consigner les avis du conseil syndical sur le logiciel redmine afin d'éviter toute contestation.

• Après avis du conseil syndical (si le sinistre est important), sur le rapport d’expertise, et au vu des devis reçus, renvoyer à l’expert, ou à l’assureur, la quittance subrogative, afin de recevoir le règlement de l’indemnité.

• Vérifier que l’indemnité comprend bien la prise en charge des honoraires du syndic, dont la facture a été remise en préalable à l’expert.

En suivant les process 25 07 02 gestion des travaux copropriete a partir du paragraphe 6