Ce process fait partie des process copropriété
Cette procédure décrit les modalités de préparation et d’exécution des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine. Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, et adaptée aux circonstances.
Afin de suivre l'évolution des travaux , toute commande sera saisie sur le logiciel redmine
Ne pas commander les travaux avant l’extinction du délai de contestation de 2 mois de l’article 42 de la loi du 10 Juillet 1965
Signer le « marché des travaux », comprenant le descriptif technique, et le devis des travaux retenus matérialisant l’accord des parties sur la « chose » et sur le « prix »
Signer le « planning d’exécution des travaux », avec le tableau des pénalités de retard prévues.
Signer les marchés annexes : contrat d’architecte, bureau d’étude, SPS, Assurance DO ……..
Demander en mairie les « autorisations de voirie » (autorisation travaux, pose d’échafaudage, ou autres sur le domaine public…..), si nécessaire.
Faire établir par la comptabilité le règlement de l’acompte prévu à la « commande » des travaux, si nécessaire.
A noter , avant d'établir l'acompte, la comptabilité aura au préalable enregistré sur le logiciel de gestion login la ou les entreprises selon la nomenclature prévu au process
Etablir avec l’architecte, l’entreprise, et les différents intervenants aux travaux, un planning de « suivi de chantier ». Si possible réaliser un état des lieux contradictoire avant travaux (avec photos) pour préserver le cadre de vie.
Associer le conseil syndical aux réunions de chantier, et établir un procès verbal à l’issue de chaque réunion.
Faire parvenir à la comptabilité pour paiement chaque « situation d’avancement de travaux », contresignée par l’architecte, le maître d’œuvre, ou le gestionnaire en charge du suivi du chantier.
Vérifier auprès de la comptabilité que les appels de fonds destinés à financer les travaux sont bien appelés en temps et heure conformément aux décisions prises en assemblée générale, et au planning des paiements convenus avec l’architecte et les entreprises.