Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25-05 Suivi du dossier de copropriété

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de vérification des comptes par le conseil syndical avant la convocation à l’assemblée générale annuelle.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

• L'invitation doit être matérialisée par un ticket espace client ou Email aux membres du conseil syndical.

• Cette invitation doit préciser les heures et les jours durant lesquels les comptes sont consultables

• Dans l’hypothèse ou l’AG aurait décidé conformément à l’article 18-1 de la loi de 1965 que les comptes seraient consultables par tous le jour où le CS les consulterait lui-même.

• Demander aux membres du conseil syndical de confirmer, par retour sur le ticket espace client ou l'EMAIL et à défaut par courrier ou fax, la date de vérification de comptes afin de la communiquer aux autres copropriétaires.

• État des dépenses courantes (sur budget voté au sens de l’article 14-1 de la loi)

• État des travaux hors budget (au sens de l’article 14-2 de la loi)

• État des dettes et des créances

• Situation de trésorerie et état de rapprochement bancaire

• Détail des fournisseurs à payer

• Balance des copropriétaires avant répartition

• Détail des comptes « attente » (s’il y en a et qu’ils sont justifiés au sens du décret comptable)

• Compte d’exploitation avec annexes 1 à 5 du décret comptable, faisant apparaître notamment les notions de « créances douteuses et irrécouvrables », et le comparatif budget/dépenses de l’exercice clôturé.

• L’état des charges particulières pour chaque copropriétaire (frais de relance, état daté et frais de mutation……) Attention à la nouvelle jurisprudence de la cour de cassation (pas de lien juridique entre le syndic et les propriétaires, malgré l’article 10-1 de la loi)

• Le rapport d’activité du syndic en ce qui concerne « l’analyse financière « faite des dépenses de l’exercice (si besoin)

• Dans l’ordre chronologique des comptes comptables de l’état des dépenses remis au conseil syndical (voir ci-dessus)

• Dans l’ordre, pour chaque compte de charges, des factures listées sur l’état des dépenses remis au conseil syndical, ceci afin d’accélérer le contrôle.

• Accompagné pour chaque facture de l’ordre de service agrafé.

• Le gestionnaire ou le comptable dédié à la copropriété doit:

1. Remettre le dossier comptable pour qu'il soit contrôlé

1. Ouvrir ou donner accès à l'espace client pour qu'ils puissent noter toutes leurs observations afin que le nécessaire ou une réponse leur soit apportée avant l'assemblée

• Si la demande du CS est justifiée, les corrections seront effectuées par le comptable avant l’envoi des comptes aux copropriétaires avec la convocation à l’assemblée

voir module : 25 04 02 - L'Assemblée générale en copropriété

• Ceci dans le cas où le conseil syndical qui a vérifié les comptes a, en même temps, préparé avec le syndic l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.