Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de transmission des informations au service comptable et contentieux à l'issue d'une assemblée générale.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Suite à l’assemblée générale, le gestionnaire doit établir sous 48h maximum la « fiche de liaison assemblée » et (ou) la « fiche de liaison travaux et appel »

Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent, aux services comptable et contentieux, de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront leur intervention (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances, ou de provisions,…).

La « fiche de liaison assemblée » doit indiquer:

• le montant du budget N et N+1 voté, le montant détaillé du budget étant joint à la fiche de liaison

Ce budget détaillé doit également faire figurer les « postes de charges » par clefs de répartition conforme au règlement de copropriété (communes, générales, ou spéciales), qui permettront au comptable de le rentrer sans erreur en informatique. Cette action nécessite, de la part du gestionnaire, un contrôle des postes de charges par rapport aux grilles de répartition du Règlement de copropriété.

• Le montant des comptes, et préciser si ils ont été approuvés ;

• Si un fonds de roulement a été crée, le montant de ce dernier, et en l'absence de fonds de roulement le montant à indiquer sera par défaut “0”.

• Le montant des honoraires n et n+1

• Si un fonds de provision travaux a été crée, ainsi que l'éventuelle ouverture d'un compte DAT (dépôt à terme)

• Le type de compte bancaire retenu par l'assemblée générale (séparé ou unique)

• Si le contrat de syndic sera voté en seconde lecture

A Noter : Depuis le 24 mars 2015 l'article 18 de la ALUR a introduit de nouvelles règles d’ouverture du compte séparé.

Seules les copropriétés de moins de quinze lots administrées par un syndic professionnel peuvent décider de ne pas ouvrir de compte séparé, les autres copropriétés (plus de quinze lots gérées par un syndic professionnel, et toutes celles gérées par un syndic bénévole) ne peuvent plus déroger à cette obligation.

Par ailleurs, le gestionnaire doit indiquer, sur cette fiche, toutes les informations nécessaires aux services comptable et contentieux permettant une meilleure compréhension du document.

La «fiche de liaison travaux et appel » doit indiquer:

• la nature des travaux votés

• le montant des travaux

• Le pourcentage des honoraires syndic sur le montant HT des travaux, pour leur suivi.

• Le montant des appels de fonds

• L’échéancier prévu pour les appels

• La clé de répartition (communes, générales, ou spéciales)

L'élaboration de la fiche de liaison se fait sur le logiciel redmine.

Voir le module 25 01 99 01 - Redmine en copropriété