Ce process fait partie des process courtage
Cette procédure décrit la souscription, et la vie d'un contrat d'assurance Multirisques Habitation pour les locataires, de la demande de devis à l'édition du contrat d'assurance et de l'attestation d'assurance, jusqu'à la résiliation.
La souscription d'une assurance multirisques habitation est OBLIGATOIRE pour tous les locataires. Aucun Etat des lieux d'entrée ne pourra se faire si le locataire ne présente pas son attestation d'assurance.
Pour la souscription d'une assurance MRH, il y a 2 possibilités :
- soit proposer au client de se rendre sur le site de comaphi pour faire une demande de devis ou souscription en ligne ou sortir un tarif pour son client et lui envoyer directement par mail. Se rendre sur https://comaphi.fr/ et suivre le mode opératoire,
- soit suivre pas à pas les procédures décrites ci-dessous :
1-1) Pour une nouvelle location :
L'assistante commerciale créée, en sous-tâche du ticket redmine “candidat locataire”, un ticket dans le projet “Courtage MRH” de Redmine, et renseigne l'ensemble des champs. Seul le champ “n° de contrat” n'est pas à compléter à l'ouverture du ticket.
1-2) Pour un bail en cours :
La gestion créé un ticket dans le projet “Courtage MRH” de redmine.
1-3) Autres cas :
Pour des cas exceptionnels la demande de devis peut être faite par email, ou demande directe (y compris par le site internet). Dans ces cas là, c'est comaphi qui doit créer le ticket dans le même projet.
Le collaborateur qui crée le ticket met une date d'échéance a J+2 (date de création + 2).
Le ticket est assigné à COMAPHI pour émission du devis.
A réception de la demande de devis, COMAPHI a 72h pour mettre sur le ticket le devis.
COMAPHI choisit parmi ses partenaires celui qui propose les meilleures conditions pour émettre le devis.
Quand l'adresse mail du locataire est connue, COMAPHI transmet directement le devis au client par son espace client (lorsque le client en possède un), en créant une sous tache redmine dans l'espace client, sinon par mail. Puis réassigne le ticket MRH au commercial pour appuyer la vente du contrat d'assurance.
Si l'adresse mail du locataire n'est pas connue, le ticket MRH est directement réassigné au commercial qui doit le proposer au locataire entrant.
- En cas d'accord
le commercial prend contact avec COMAPHI pour les modalités de signature, remise des contrats et règlement. Le contrat est édité en 2 exemplaires dont un à conserver par le client.
COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion mais également dans 99 05 05 – Login + info souscription assurance sur le ticket candidat locataire.
COMAPHI complète le ticket MRH, indique le n° de contrat dans champ concerné (N° Contrat), et le passe en contrat signé, puis passe en tracker, dossier statique.
COMAPHI considère que le contrat est réalisé lorsque le devis est signé, et la prime encaissée (tracker en contrat signé)
- En cas de refus du client:
Le commercial doit l'indiquer sur le ticket assurance MRH et l'assigner à Comaphi pour fermeture du ticket. Comaphi vérifie la présence de l'attestation MRH dans la GED pour fermeture du ticket. A défaut de présence de l'attestation dans la GED, Comaphi assigne le ticket au gestionnaire avec date d'échéance immédiate.
- En cas de non réponse :
Comaphi vérifie si le bail est signé, et l'assurance dans la GED avant de cloturer le ticket. A défaut, Comaphi assigne le ticket au gestionnaire avec date d'échéance immédiate.
Commissionnement commercial
COMAPHI renseigne le ticket candidat locataire afin que le commercial puisse toucher sa commission.
Souscription “forcée” (loi alur)
La gestionnaire valide le devis, et l'assigne à la comptabilité mandant pour règlement. La comptabilité mandant passe la provision sur le compte du locataire défaillant. Dès validation du paiement, la comptabilité assigne COMAPHI pour édition des contrats.
Le contrat est édité en 2 exemplaires dont un à conserver par la gestion.
COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion mais également dans 99 05 05 – Login + info souscription assurance sur le ticket MRH (N) de contrat à compléter dans le champ concerné).
Comaphi ferme ensuite le ticket après l'avoir passé en contrat signé.
Pendant toute la durée du contrat, COMAPHI doit suivre le contrat souscrit avec le partenaire courtier (ou assureur).
Le client assuré recevra directement du partenaire (courtier ou assureur) son avis d'échéance de renouvellement pour règlement.
COMAPHI aura connaissance du renouvellement du contrat par le partenaire avec la transmission du bordereau mensuel de commissionnement.
Pour chaque renouvellement, comaphi se charge de collecter auprès des différents partenaires les attestations d'assurance des dossiers renouvelés. Les attestations seront transmises au service gestion pour enregistrement et scan dans la GED.
COMAPHI a connaissance de la résiliation du contrat avec la transmission du bordereau mensuel (reprise commission rétroactive ou non commissionnement) ou sur simple information transmise par le partenaire. A réception de l'information de résiliation, COMAPHI mettra à jour son propre logiciel de gestion (novanet) ainsi que le logiciel de gestion login et transmet l'information a la gestion par redmine en reprenant au point 1-2) ci dessus.