Ce process fait partie des process courtage

Volume 50 05 - Garantie des loyers impayés GLI

Ce mode opératoire décrit la préparation et le déroulement de la commission GLI mensuelle.

La commission GLI se réunit une fois par mois (tous les premiers jeudi du mois en général).

Sont présents le courtier, le service contentieux et le service gestion.

Y sont étudiés les dossiers à 120 jours d'impayés (ou à 6 mois pour les dossiers GIM) pour lesquels un commandement/sommation de payer est en cours de signification et pour tous les dossiers dont le 3tracker redmine3 est bloqué sur “A présenter en commission”

Chaque dossier est débattu dans le but de déterminer si toutes les conditions sont remplies afin de valider son indemnisation (ou non).

48 heures avant la commission, le courtier prépare l’ordre du jour de la réunion et le transmet à l’ensemble des participants.

Celui-ci comprend :

• Un tableau listant les dossiers par gestionnaire qui seront présentés à cette commission.
• Un tableau listant les dossiers par gestionnaire qui seront présentés aux prochaines commissions.

Le service gestion, qui aura préalablement contacté le débiteur dans le cadre de la procédure pré-contentieuse (process gestion - procédure pré-contentieuse), collecte l'ensemble des éléments nécessaires au débat et prépare le dossier locataire (pièces solvabilité, bail, annexe gli…).

Les dossiers sont appelés à la suite, en présence du gestionnaire du dossier afin de vérifier l’éligibilité du dossier.

Le contentieux expose succinctement le dossier en précisant la date du 1er impayé, le montant du loyer mensuel, le montant de la dette au jour de la commission, la date d’entrée et le cas échéant la date de sortie, le nombre de colocataire(s) et/ou caution(s), le montant du DG détenu ou non ainsi que la date du commandement de payer (ou sommation si le locataire est sorti).

L’annexe GLI est controlée ainsi que le montant des honoraires GLI collectés.

La solvabilité est contrôlée et les raisons de l’impayé sont exposées.

Éventuellement le(s) débiteur(s) sont contactés lors de la commission afin de trouver une solution amiable.

Si le dossier est éligible (toutes les conditions d’application de la GLI sont remplies) :

• le dossier est indemnisable sous réserve que le propriétaire avance les fonds de procédure d’assignation.

• le service Gestion informe le propriétaire de l’éligibilité du dossier et l’informe des conditions d’application.

• le service contentieux fait parvenir au propriétaire une autorisation d’assigner ainsi qu’une demande de fonds.

• dès réception des fonds d’assignation, le service contentieux peut lancer la procédure d’assignation.

• à réception de la date d’audience d’assignation, une 1ère Quittance Subrogative est envoyée au propriétaire. Le propriétaire recevra ensuite une QS tous les 3 mois.

Si le dossier est éligible mais que le propriétaire ne valide pas l’autorisation d’assigner et n’envoie pas les fonds d’assignation, le service contentieux avise le service gestion qu’une déchéance de garantie sera envoyée au propriétaire.

Si le dossier n’est pas éligible (une ou plusieurs conditions d’application de la GLI ne sont pas remplies) :

• le service gestion informe le propriétaire de la non indemnisation de son dossier et lui explique clairement les motifs du refus;

• dans le cas ou il y ai un risque de contentieux (réaction négative du propriétaire traduite par un courrier, ou une contestation motivée) le service gestion rend compte auprès du services juridiques et contentieux des réactions du propriétaire, en indiquant sur le ticket contentieux la teneur de la situation. Le ticket est assigné au service juridique.

Le service juridique présente le dossier en réunion GLI JURIDIQUE pour analyse du risque et action à mener et suivi du dossier. Deux possibilités se présentent : Réponse et suivi pour classement. Décision de prise en charge commerciale du sinistre. Dans ce cas la direction générale par l’intermédiaire du service juridique informe de sa position sur le ticket contentieux en définissant les modalités : montant pris en charge, modalité de versements. Une proposition est rédigée par le service juridique et mise sur le ticket pour envoi et accord au propriétaire par le gestionnaire. Dès réception de l'accord ou réponse du propriétaire le gestionnaire renseigne le ticket contentieux et l'assigne au service juridique pour intervention auprès de la comptabilité société et déblocage des fonds ou procédure à suivre.

• le service Contentieux poursuit la procédure contentieuse sauf contre indication de la gestion.

Le courtier rédige le compte-rendu de la commission et l’envoie pour validation à la DG.

Après validation, le courtier diffuse le compte-rendu sur le ticket.