Ce process fait partie des Diagnostics
Volume 60 03 Activités et diagnostics
Process 60 03 03 - Établir un diagnostic
Cette procédure décrit le process concernant le traitement de la commande d'un diagnostic électrique.
Un diagnostic est nécessaire
1/ les biens gérés 20 04 02 01 06 Demander un diagnostic électrique
2/ un client extérieur (vente ou autre)
A réception du ticket dans le projet Aadiags “diagnostics”, l'assistante établit une proforma (= ordre de mission).
Cette facture proforma est éditée format esign pdf et envoyée par mail au client. Le client peut alors procéder à la signature numérique du document donnant ainsi bon pour accord. Cette solution est privilégiée.
Si le client ne dispose par d'une adresse mail, la proforma est envoyée au client par voie postale pour signature.
Il procède également au paiement de la somme correspondante.
Après validation sur le ticket de la commande et du paiement, l’assistante affecte au préposé pour la réalisation de la mission.
Le préposé vérifie l'accessibilité du lot auprès du service gestion ou du client, et/ou prend rendez vous avec le locataire en place.
Il indique en date d'échéance la date de rendez vous (qui s'affiche automatiquement sur le calendrier).
En premier lieu en réalisant ce diagnostic, il faut impérativement prendre des mesures de protection pour soi et pour les tiers.
Dans le cadre d'intervention sur des installations électriques, un certain nombre d'habilitations sont requises suivant le type d'installation et le travail qui est réalisé par l'opérateur.
Préalablement a la réalisation du diagnostic le préposé, informe l'occupant éventuel du logement de la nécessité de la mise hors tension de tout ou partie de l'installation pour la réalisation du diagnostic et de la nécessité pour l'occupant de mettre lui-même hors tension les équipements qui pourraient être sensibles à une mise hors tension (matériels programmables par exemple), ou risqueraient d'être détériorés lors de la remise sous tension(certains matériels électroniques, etc.).
L'occupant signale à l'opérateur de diagnostic les parties de l'installation qui ne doivent pas être mises hors tension et les motifs de cette impossibilité (matériel de surveillance médicale, alarmes, etc.).
Pendant toute la durée du diagnostic l'occupant fait en sorte que tous les locaux et leurs dépendances soient accessibles.
Il doit aussi s'assurer que :
-L’installation est alimentée en électricité si celle-ci n'a pas fait l'objet d'une interruption de fourniture par le gestionnaire du réseau public de distribution;
-les parties communes où sont situées des parties d'installation visées par le diagnostic sont accessibles.
Obligations de l'opérateur de diagnostic :
Si l'occupant n'observe pas ses obligations, l'opérateur de diagnostic ne pourra pas réaliser son diagnostic dans sa totalité, il devra le consigner dans son rapport et donner les motifs des impossibilités rencontrées.
Par ailleurs, l'opérateur de diagnostic doit :
- attirer l'attention de l'occupant et ou du donneur d'ordre sur le fait que sa responsabilité resterait pleinement engagée en cas d'accident ou d'incident ayant pour origine une défaillance de tout ou partie de l'installation n'ayant pu être contrôlée;
- rappeler à l'occupant que sa responsabilité d'opérateur de diagnostic est limitée aux points effectivement vérifiés et qu'elle ne saurait en aucun cas être étendue aux conséquences de la mise hors tension de tout ou partie de l'installation qui ne lui aurait pas été signalée préalablement au diagnostic ainsi qu'au risque de non ré-enclenchement de ou des appareils de coupure et de protection;
- conseiller le ou les occupants d'être présent(s)ou représenté(s)lors du diagnostic afin, notamment, de pallier les éventuels désagréments ou dommages consécutifs aux coupures et aux remises sous tension de l'installation.
Règles fondamentales de sécurité
L'opérateur de diagnostic doit :
- posséder un titre d'habilitation adapté aux opérations réalisées dans le cadre du diagnostic;
- avertir et informer les occupants du logement des opérations qu'il réaliser; en cas de nécessité, matérialiser sa zone d'intervention par un balisage adapté;
-utiliser les équipements de protection individuels et l'outillage conforme.
Une fois les conditions mises en place,la norme définit les points de contrôle et le rapport de visite.
Points de contrôle {point 5 de la norme XP C 16-600)
Établissement du rapport de visite et présentation des résultats (point 6 de la norme XP C 16-600)
A réception du règlement, ou au paiement de la proforma par la comptabilité gestion, ou directement le client, l’assistante commerciale donne l'information au préposé.
Ce dernier rédige son rapport suivant le mode opératoire et la trame formatée, et le met sur le ticket .
L'assistante réceptionne le Diagnostic électrique vérifie et le met sur le ticket.
L'assistante crée en sous-tâche un ticket dans le projet facturier Aadiags et édite la facture. Ce ticket sera résolu dès preuves du règlement (info compta mandant/société , consultation des comptes…).
Dans le cas d'une commande extérieure, l’assistante remet le diagnostique et la facture contre récépissé elle passe le ticket en résolu (à noter que le paiement est déjà intervenu lors de la commande voir paragraphe A-2).
Dans le cadre d'un client géré, l'assistante met le diagnostique sur le ticket et le transmet avec la facture au service concerné à l’origine de la demande.
Puis elle passe le ticket en résolu.