Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure, qui doit analyser et répondre à une demande de travaux.
Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. ils créent un Ticket et l'assignent au e-technicien (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur)
Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par le e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi il existe toujours un Ticket en tache parente.
Il faut demander au client/demandeur le plus de précision possible, au minimum la géolocalisation (gps) et des photos du problème a traiter. La demande doit être précise avec photos, et bien indiquer le nom et l'adresse du demandeur (Propriétaire, locataire, conseil syndical, assemblée générale, …).
A défaut, le e-technicien doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process
Si aadiags refuse la mission, le e-technicien , informe le demandeur rapidement sur le ticket . En cas de refus, le demandeur doit trouver un autre fournisseur.
En cas d'accord, le e-technicien crée en sous tache de ce ticket :
- un ticket dans le projet aadiags afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. Le e-technicien passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier.
En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, le e-technicien fait le choix entre deux options de rédaction de devis :
- En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur et la grille préétablie a disposition.
- Devis avec déplacement (65doc02). Le e-technicien prend toutes les mesures nécessaires afin d'organiser un déplacement avec un technicien de maintenance sur site afin d’établir le chiffrage suivant visuel et en application de la grille tarifaire.
En cas d'absence sur la grille tarifaire : 35 euros H.T. de l'heure, montant minimal 120 euros H.T., prix d'achat fourniture x2.
Le technicien de maintenance met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket pour permettre la rédaction du devis et assigne le e-technicien.
A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé).
Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” du ticket. Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur le chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre. Il faut veiller à remplir correctement tous les champs du ticket et rédiger le contenu du devis dans la description du ticket. Également, bien remplir le champs “Remise commerciale” pour la bonne prise en compte d'une éventuelle remise (5% client GROUPIMO, 10% collaborateur). Le chiffre du champs “Montant H.T.” doit comprendre la remise appliquée (s'il y a une remise). Par exemple, si le chiffrage total des fournitures margées, de la M/O et du déplacement est de 1000 € HT et que mon client est GROUPIMO, il faut appliquer le calcul suivant : 1000 x 0.95 = 950.00 € (remise de 5% GROUPIMO)
Le chiffre à renseigner dans le champ “Montant HT” est donc de 950.00 €.
S'il est fait appel à un prestataire pour chiffrer les travaux, le montant du devis rédigé sous aadiags est calculé comme suit :
- Devis prestataire inférieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. + 500.00 € = Montant H.T.
- Devis prestataire supérieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. = Montant H.T.
Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket et assigné au e-technicien, pour rédaction du devis avec le bouton pdfmoi.
Le e-technicien transmet le devis sur le ticket , et sur le ticket travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, le e-technicien passe le champ Suivi Travaux à “Devis fait, Attente Bon pour accord” sur le ticket .
En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne le e-technicien sur le ticket en mentionnant “bon pour accord”. Le e-technicien enregistre l'information du BPA sur le ticket en passant le champ Suivi Travaux à “BPA ok, demande acompte” et assigne le RSA back office pour suivi du paiement de l'acompte de 50% sur le compte QONTO . Le service Gestion ou copro finance l'acompte de 50% sur un ticket “paiement” en sous tache du ticket assigné au service compta mandant (c'est ce ticket qui permet d'imputer au client en compta mandant). Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, … sans création de ticket .
Une fois la réception de l'acompte crédité sur le compte QONTO , le RSA back office renseigne sur le ticket dans le champ “acompte” le montant de l'acompte et rédige un commentaire en indiquant la date de réception des fonds. Après quoi, il est possible, grâce au bouton “PDFMOI !”, de générer une facture d'acompte du montant perçu.
Pour ce faire, le e-technicien, convient d'un rendez-vous avec le demandeur, les locataires, … ou programme directement les travaux. L'intervention doit être programmée moins de 45 jours après la commande.
Les travaux peuvent débuter.
Dès réception de l'acompte de 50% sur le compte QONTO et dans le cas où un prestataire est missionné, le RSA Back Office crée un ticket facture en sous tache du ticket pour le paiement du fournisseur dans le projet “Factures aadiags (6 Charges)”.
Le responsable Back Office fait une demande à la dg en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale afin de payer l'acompte au prestataire dans un premier temps et le solde lorsque le chantier sera livré.
Le RSA back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il ou elle doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne.
Une fois l'acompte payé au prestataire, le RSA back office donne l'information sur le ticket , puis assigne a le e-technicien qui peut programmer les travaux.
Sur le ticket, le RSA back office fait une demande d'approvisionnent à la dg (montant fournitures non margé) sur le compte carte bleue du titulaire préposé aux achats (technicien de maintenance ou RS).
Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement).
Attention, le RSA back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne.
Les factures d'achats sont ensuite transmises sur le ticket 5 (T5) par le technicien de maintenance ou RS, à la comptabilité, pour suivi et régularisation chantier par chantier.
Une fois les conditions de financement et d'acompte remplies, le représentant de RENOVIMO se rend chez le fournisseur muni du bon de commande et du devis.
Il retire le matériel prévu dans le devis, rempli son bon de commande et le fait tamponner par le fournisseur.
Lorsque le retrait est effectué, le représentant de RENOVIMO transmet, sur le ticket 5 (T5), le bon de commande à la comptabilité société qui pourra ainsi pointer, lors de la réception, pour paiement, les factures définitives en fin de mois.
L'aide comptable créer un ticket dans le projet “A22 65 Back Office”, il ou elle liera tous les tickets factures correspondants aux dépenses chez un fournisseur pour faire un paiement global. L'aide comptable prendra soin de contrôler la concordance entre le relevé de facture du fournisseur et les dépenses réelles avant de traiter. L'aide comptable assigne ensuite le responsable back office pour effectuer le paiement électronique du montant due au fournisseur en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale.
Attention, le responsable back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne.
Le représentant de RENOVIMO (technicien de maintenance ou RS) utilise le fond de caisse constitué sur sur son compte carte bleue. Il présente les factures correspondantes à la comptabilité qui devra créer un ticket facture dans le projet “Factures Renov'imo (6 Charges)”. La comptabilité sur présentation de ces factures reconstitue le fond de caisse.
Un seul technicien de maintenance est assigné sur le ticket 2 (T2) , il doit se rendre sur le site pour réaliser les travaux conformément à son planning. Il se peut que plusieurs techniciens de maintenance soient prévus (planning à l’appuie) sur un même chantier.
Avant tout démarrage de travaux le technicien de maintenance analyse sur place au préalable le devis par rapport à la réalité de l'intervention. Si le technicien de maintenance se rend compte que le devis est sous quotté (à hauteur max de 10% pour les heures estimées, et validation des fournitures), un nouveau chiffrage doit être réalisé sur place.
Le technicien de maintenance poste le chiffrage + les photos sur le ticket 2 (T2) pour rédaction du devis par le e-technicien et communication au client. Si le devis est conforme, RENOVIMO réalise les travaux. Les suivis de travaux des équipes et des prestataires sont à la charge du conducteur de travaux ou d'un chef d'équipe.
Le technicien de maintenance préposé aux achats doit prendre connaissance du montant non margé des fournitures. S'il y a un dépassement de budget, une justification lui sera demandée. Chaque dépassement sera analysé et sanctionné le cas échéant. Une fois les achats réalisés, le technicien de maintenance préposé aux achats doit transmettre à la comptabilité les factures sur le ticket 5 (T5). Il est important de privilégier les achats chez les fournisseurs en compte (certains avantages) et gérer les approvisionnement par des livraisons (gain de temps).
Chaque jour, le ou les techniciens de maintenance doivent sur le ou les tickets 2 (T2) : - renseigner leur temps passé - transmettre les photos avant/pendant/après - rédiger un commentaire sur les tâches effectuées.
Si le chantier dure plusieurs jours, le technicien de maintenance garde en assignation le ticket 2 (T2) jusqu'à ce que le chantier soit terminé. Tout au long du chantier le e-technicien doit communiquer avec le client et lui transmettre des informations d'avancement des travaux + des photos sur le ticket 1 (T1).
Lorsque le chantier est terminé, sur le ticket 2 (T2) le technicien de maintenance passe le champs suivi travaux en “Travaux fini, solde à encaisser” et assigne le e-technicien en confirmant en commentaire la fin du chantier. Le technicien de maintenance qui a réalisé les achats des fournitures renseigne dans le champ “Montant” du ticket 5 (T5) le montant total T.T.C. des achats des fournitures et assigne l'aide comptable en n'oubliant pas d'intégrer les factures d'achat sur ce ticket.
Une fois les travaux terminés, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA back office qui crée un ticket 4 (T4) facture en sous tache du ticket 2 (T2), dans le projet “Facturier Renov'imo (7 Produits)”. Le RSA back office veillera à remplir tous les champs correctement puis assigne le ticket 4 (T4) à l'aide comptable. Ce ticket 4 (T4) doit être lier avec le ticket 3 (T3) paiement de la gestion ou de la copro. Le devis et les informations sur l'acompte de 50% obligatoire doivent figurer dans un commentaire sur le ticket 4 (T4). Une fois le ticket 4 (T4) créé, le RSA back office assigne le ticket 2 (T2) au e-technicien pour transmettre au client sur le ticket 1 (T1) les photos de fin de chantier et la facture définitive à régler.
Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office contrôle si le prix des fournitures payées est supérieur au budget prévu. Sur le ticket 2 (T2), le RSA back office vérifie le nombre d'heures estimé par rapport au nombre d'heure passé.
Si il y a une anomalie, le RSA back office assigne au RS pour analyse et correction.
Après bon encaissement, tous les tickets sont passés en “résolu” par le RSA back office.
En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, le e-technicien relance le client sur le ticket 1 (T1). Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA Back office pour intenter une procédure avec le service juridique (mise en recouvrement).