Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 01 – Qualité

Cette procédure permet un reporting et une traçabilité des réunions du groupe à travers les tickets redmine de compte-rendu. Ces comptes-rendus permettront également un suivi des éventuelles actions découlant de cette réunion.

Après avoir pris date avec la dg (2023) pour s'assurer de la présence d'un membre de la dg ou de la possibilité de tenir la réunion sans la présence d'un directeur général, et appliqué le process 99 01 08 réservation de la salle de réunion, le rs convoque les participants (collaborateur du site et service à minima + invités) avec un lien google meet et en l'inscrivant sur l'agenda du site et service.

Le responsable de la réunion anime la réunion (minimum une fois par mois pour les rs) en s'appuyant sur l'ordre du jour préalablement arrêté et détaillé sur le ticket de CR.

Ce ticket est ouvert, dans le projet du service concerné, pour chaque réunion spécifique (le même ticket actualisé chaque semaine s’il s’agit d’une réunion périodique).

Le responsable de service déroule l’ordre du jour point par point et y résume la teneur des débats.

Les sujets obligatoires sont :

- Les chiffres et objectifs du service: dashboard (à noter que pour qu'il soit fonctionnel, celui-ci doit impérativement être validé en amont par la direction générale).

- Un point sur l’équipe en place et les différents recrutements : organigramme

- Les différents points fixés par la DG dans la To do list du service

On y rajoute le cas échéant:

- Un point sur les sujets de la dernière réunion

- Le tour de table.

Chaque point traité qui nécessite des actions, doit faire l’objet d’un ticket en sous-tâche assigné à un responsable de traitement avec une date en échéance.

Le responsable de service gère, suit les actions correctives issues de la réunion et relance le cas échéant les intervenants, ou change d'orientation.

A noter qu’il n’est pas nécessaire qu’une réunion dure plus d’une heure.

En fin de réunion, le RS diffuse le compte-rendu de réunion en assignant le ticket à la Direction Générale qui contrôle/corrige, émet des avis et valide le CR avant la diffusion au reste des personnes concernées.

Le ticket de réservation de salle lié devra être clôturé en fin de séance selon process précédent.

En préparation de la réunion suivante, les personnes en charge des différents tickets doivent absolument les traiter ou à défaut faire remonter leur difficulté au RS.

Quelques clés pour l'efficacité des réunions

• Eviter les grandes réunions, elles découragent le débat.

• Quitter les réunions ou vous n’apporterez rien. Ce n’est pas impoli de partir chez Groupimo (sauf si votre

supérieur vous l'interdit)

• Oublier la chaîne hiérarchique pour communiquer utilement avec vos collègues (en restant courtois)

• Etre clair plutôt qu’intelligent. Pas de jargon technique inutile.

• Renoncer aux réunions régulières - ouvrir plutôt des tickets sur les sujets et les traiter.

• Etre pratique, pragmatique - ne suivez pas le process de manière systématique, mais les objectifs de la société,

et faites évoluer les process s'il le faut.