Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
Cette procédure permet de réserver une salle pour une réunion.
Le responsable procède à la réservation de la salle de réunion aux date et heure souhaitées via le projet « réservation de salle » -sur Redmine.
Il existe trois projets pour les 5 salles disponibles :
- un pour la salle 1 (la grande jusque 10/12 personnes),
- un pour la salle 2 de trident (la petite jusque 6/8 personnes),
ACTUALISATION JUIN 2022 WHEREBY N'EST PLUS L'OUTIL UTILISE POUR LES VISIO, IL EST REMPLACE PAR GOOGLE MEET
- et un pour whereby 9 salles virtuelles, il existe un process pour vous assister pour la salle virtuelle. A noter que la salle virtuelle peut contenir jusque 50 personnes et être ajoutée aux salles 1 et 2 qui sont équipées en matériel pour visio conférence. A noter aussi que vous pouvez adjoindre les outils de feuille de présence en ligne, et de signature électronique (pour les pouvoirs et autres (voir en 4)) pour tenir votre réunion entièrement en numérique.
Le responsable crée un ticket,
Préciser aussi dans le sujet les horaires de début et de fin.
Pour les salles Whereby, il faut dans le sujet indiquer le salon réservé (gestion, syndic, front, supimo …).
et met la date de la réunion en date d'échéance pour qu'elle apparaisse sur le calendrier.
Sur le calendrier apparait en rouge les réunions et en vert les dates de reservation (s'il y a conflit sur une réservation ou un créneau horaire, c'est la première réservation qui prime (penser a bien préciser l'horaire de début et de fin (une réunion médiane est de deux heures)).
Les plannings/calendrier des salles sont accessibles ici :
ACTUALISATION JUIN 2022 WHEREBY N'EST PLUS L'OUTIL UTILISE POUR LES VISIO, IL EST REMPLACE PAR GOOGLE MEET
Il peut ensuite passer au process compte rendu de réunion
Le responsable assigne le ticket à la comptabilité société.
A réception du ticket “réservation de salle”, la comptabilité société établie la facture dans le projet “facturier GROUPIMO” selon process 99 03 02 07 – Facturiers (établir et suivre une facture société). Le ticket est créé en sous-tache du ticket “réservation de salle”.
Modèle dans base.doc : Métier doc : services généraux (99) - Facture location salle de réunion (99doc5002)- cartouche GROUPIMO (A16 99)
Montant TTC : 86.80 € - HT 80.00 € - TVA 6.80 € fichier xls ajouté pour création csv
Le ticket est ensuite assigné au comptable syndic pour paiement.