Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
Sont concernés par cette procédure : les services RH, RENOVIMO ou CHECKIN, et tout autre service devant gérer des stocks de produits, de matériaux ou de matériel.
Un stock se constitue lorsqu'un service réalise un achat en plus ou moins grande quantité de matériaux, matériel ou produits servant à alimenter plusieurs tickets à la fois. Un stock peut se constituer également lors de la commande d'E.P.I. ou d'outillages de chantier ou autre.
Exemple : du stock est nécessaire pour les utilisations de produits de façon récurrente comme par exemple pour le contrat d'entretien piscine CHECKIN. Ici un stock de chlore est nécessaire pour un bon suivi de l'entretien.
Les commandes de stocks se font au préalable sur un ticket spécifique géré par le service Back Office ou RH.
Le RS du service centralise les besoins et ouvre un ticket dans le projet de son service.
Dans le cadre d'un contrat d'entretien checkin, les budgets d'achats sont préétablis et identiques.
Pour une autre commande, le RS du service concerné assigne le ticket et demande validation à la DG.
Lorsque la demande est validée, la commande peut être passée auprès du fournisseur.
Puis s'applique le process 99 03 04 banque digitale pour le règlement.
Une fois les achats effectués, la gestion du stock est obligatoire.
L'outil utilisé est redmine.
Lorsqu'un stock est constitué, un ticket Redmine suivi du stock est ouvert par le RS dans le projet “99 05 01 - Espace collaborateurs”. Le sujet du ticket doit être rédiger de la sorte : “SUIVI STOCK - intitulé/référence du stock - code métier - code site”. Il est lié au ticket de la commande.
Le lien d'un google sheet correspondant à l'état du stock doit être mentionné en description du ticket, ainsi que la date du dernier achat effectué.
Le google sheet permet d'obtenir avec précision le quantitatif des différents produits constitutifs du stock.
A chaque mouvement de stock (exemple : Remise en main propre d'un EPI pour un technicien), le google sheet doit être actualisé et le ticket suivi de stock doit être mis à jour de la façon suivante :
Rédaction d'un commentaire type par le préposé du service qui mouvemente le champ montant :
“Ajout/retrait de X produits dans le stock” et indique l'origine : référence ticket s'il y a.
Lorsque le stock est écoulé à 50%, le ticket suivi stock est assigné au RS du service concerné pour anticiper une nouvelle commande si elle a lieu.