Ce process fait partie des process services généraux

Volume 99 02 – Gestion des formalités juridiques

Process parent 99 02 02 – Gestion des assignations et des procédures judiciaires

Ce process décrit la gestion et le traitement d'une assignation transmise à un avocat.

Suite à la réception de l'assignation conformément au process 99 02 02 01 – Réception / émission de l'assignation société, le service juridique transmet par mail la lettre de mission à l'avocat désigné lors de la réunion juridique.

Après transmission, il est nécessaire de suivre le calendrier de la procédure afin que les conclusions en réponse soient validées préalablement à la notification à la partie adverse.

Les personnes habilitées à valider les conclusions sont:

- le service juridique

- la direction générale.

L'une des personnes désignées ci-dessus doit impérativement procéder de la manière suivante.

Le calendrier de la procédure est nécessaire afin de préparer la défense de la société.

Ce calendrier est connu de l'avocat suite à la 1ere audience dans le cas d'une procédure écrite. Dans le cadre d'une procédure orale (exemple Jex), ce calendrier ne sera connu qu'à l'issue de chaque audience, d'où l'intérêt d'obtenir des comptes-rendus d'audience dans les 48h.

Si le calendrier n'est pas transmis spontanément par l'avocat, le service juridique doit impérativement le relancer par mail dans les 48h suivant l'audience.

A réception du calendrier, le service juridique (ou à défaut la DG) ouvre une sous-tâche au ticket principal de la procédure en l'intitulant “En attente de conclusion en réponse de Maitre …..”.

Il est impératif d'indiquer une date d'échéance suffisamment en amont de la date d'audience afin que le service juridique puisse relancer l'avocat.

L'avocat doit transmettre obligatoirement sont projet de conclusion ou les conclusions adverses à juridique@groupimo.com.

A réception des conclusions le service juridique inscrit le ticket juridique à l'ordre du jour de la prochaine réunion juridique (point 2 de l'ordre du jour: Présentation des dossiers ayant reçu un nouvel acte de procédure).

L'analyse du projet de conclusion doit précéder la réunion juridique afin que les principales idées puissent être rapidement exposées lors de cette réunion.

Si le projet de conclusion est validé en réunion, le service juridique adresse un mail à l'avocat afin de l'autoriser à procéder à la notification.

Si le projet de conclusion n'est pas validé le service juridique transmet par mail les observations nécessaires à la modification du projet de conclusion.

Une fois les conclusions modifiées le service juridique réinscrit le projet de conclusion à l'ordre du jour de la réunion juridique pour validation, sauf cas exceptionnel des procédures en référé dont le délais de renvoi ne permet pas toujours d'attendre la prochaine réunion pour validation.

Si le nouveau projet de conclusion est validé, le service juridique adresse un nouveau mail à l'avocat afin de l'autoriser à procéder à la notification des conclusions. L'avocat devra alors transmettre en retour le bordereau de pièces au service juridique.

L'avocat doit transmettre les conclusions adverses dans les plus brefs délais à l'adresse juridique@groupimo.com

L'analyse des conclusions adverses doit précéder la réunion juridique afin que les arguments adverses puissent faire l'objet d'un débat.

Si des axes de défenses sont retenus , le service juridique adresse un mail à l'avocat afin que ce dernier puisse prendre des conclusions en réponse.

L'avocat doit obligatoirement accuser réception des observations transmises et proposer une date pour la transmission du projet de réponse le cas échéant.

Si les conclusions adverses n'appellent aucune observation particulière, le service juridique en informe l'avocat par mail avant la prochaine audience de mise en état.

S'agissant des procédures écrites, lorsque le juge estime que le dossier est en état d'être plaidé une date est fixée pour la clôture des débats (les parties ne sont plus autorisées à produire de conclusions ou de pièces sauf à demander un rabat de clôture).

Une fois que la clôture est prononcée, le juge fixe une date pour la plaidoirie.

S'agissant des procédures orales, le juge ne prononce pas de clôture des débats. Il fixe une date pour plaidoirie lors de l'audience de renvoi.

Dès que le service juridique est informé d'une date de plaidoirie, le dossier est inscrit à l'ordre du jour de la réunion juridique (point 2 de l'ordre du jour: Présentation des dossiers ayant reçu un nouvel acte de procédure).

Lors de la réunion juridique, il est décidé si le service juridique (et/ou la DG) assistera à cette audience de plaidoirie.

Il est également décidé si un rendez-vous préparatoire d'audience est à prévoir avec l'avocat.

Une fois la plaidoirie terminée le juge fixe la date à laquelle la décision sera disponible au greffe (le cas échéant sur le RPVA). Le délai entre la plaidoirie et la décision s'appelle le délibéré.

Dans la cas où le service juridique (et/ou la DG) a assisté à la plaidoirie, un compte rendu d'audience reprenant la date de la décision doit être reporté sur le ticket de la procédure. Les champs “échéance” et “date d'audience” devront impérativement être mis à jour afin que le service juridique puisse relancer l'avocat au moment opportun.

Dans le cas où le service juridique n'a pas assisté à la plaidoirie, une demande de compte rendu d'audience est envoyée par mail à l'avocat.

la réponse de l'avocat est reprise sur le ticket de la procédure. Les champs “échéance” et “date d'audience” devront impérativement être mis à jour afin que le service juridique puisse relancer l'avocat au moment opportun.

Si le compte-rendu n'est pas transmis par l'avocat, le service juridique doit impérativement le relancer par mail dans les 48h suivant l'audience.

Le traitement suite à la réception de la décision s'effectuera alors selon le process 99 02 02 03 – Suivi de l'exécution en société