Ce process fait partie des process services généraux
Volume comptabilité société
Ce process décrit les modalités de validation des factures fournisseurs et leur paiement.
Les fournisseurs sont réglés conformément au process Banque Digitale
Le comptable crée le ticket redmine sur le projet de la société concernée https://redmine.groupimo.fr/projects/validationsociete/issues selon la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - NOM SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. Ce ticket doit etre en sous tache du ticket contrat ou de la prestation demandée (tache parente).
Lors de la création de ce ticket le comptable selectionne le tracker “facture”.
Le service comptabilité doit vérifier la validation du RS sur le ticket de la commande correspondante (tache parente), et le respect du process du choix des fournisseurs. A noter que si les éléments de validation préalable du RS ne sont pas indiqués, ce ticket est d'abord assigné au RS pour accord.
Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires à apporter pour une saine lecture du ticket. A mettre également les informations d'acompte effectué.
La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
Une fois la facture validée et saisie, le comptable passe le champ “Etat facture” en “à payer” et indique en échéance la date de paiement prévue.
S'il s'agit d'une facture d'“avoir” le montant est à indiquer en négatif.
A la date d'échéance de paiement indiquée dans le ticket, la facture est présentée en paiement Voir le process banque digitale
En cas d'acompte, il faut indiquer le montant payé a titre d'acompte. Lorsque la facture est payée intégralement il faut laisser le champ acompte en l'état, ne surtout pas le mettre a zero, ni du montant total de la facture.
Le champ état facture doit être passé a “Payée”, information a donner au fournisseur, et le ticket doit etre passé en résolu