Ce process fait partie des process services généraux
Volume 99 03 – Comptabilité société
Process parent 99 03 01 02 – Validation des factures fournisseurs et paiement
Cette procédure décrit le mode de validation des commissions des personnels commerciaux salariés et indépendants.
Après réception du paiement des honoraires part propriétaire et part locataire par la comptabilité société, sur le ticket de la facture dans le facturier.
La comptabilité effectue les contrôles suivants :
- le ticket MRH est créé en sous –tâches et traité
- le dossier est validé par la compta gérance
- le dossier est enregistré dans la GED (info dossier GEDE)
- si le paiement des honoraires a été effectué par CB/TPE, le ticket est traité (et lié)
- les tickets « détecteur de fumée » et «PPR » sont créés en sous-tâches,
- les honoraires HT facturés sont conformes aux honoraires HT indiqués sur le ticket
Après contrôle, un ticket est créé, en sous tache, par la comptabilité société dans projet « Factures dossiers Location et Transaction », les champs sont remplis conformément au dossier, la facture est faite sur Google Sheet depuis l'espaceCo.
Dans le champ facture en format fichier (si commercial indépendant), la facture du commercial est conforme au nom du commercial indiqué sur le ticket (si facture établie par un commercial indépendant) le montant des commissions commerciaux indiqué sur le ticket est conforme aux factures transmises et/ou à la commission calculée pour un commercial salarié.
Les tickets « à louer » et « candidat locataire » sont liés.
Règlement du Commercial :
Deux cas :
- 1er cas : les autres sous-taches (hors factures) des tickets « candidat locataire » et « à louer » sont résolues,
Une fois checké, le commercial est réglé de la totalité de sa commission conformément au process banque digitale.
- 2ème cas : les autres sous-taches (hors factures) des tickets « candidat locataire » et « à louer » ne sont pas résolues, un acompte de 80% est validé par la comptabilité société. Le ticket est ensuite réaffecté au commercial pour suivi et cloture des sous-tâches (qui devraient être traitées bien en amont, conformément aux process).
Une fois les sous-tâches résolues, le ticket est réaffecté à la compta société, le commercial perçoit le solde de sa commission.
Après paiement, le comptable passe le ticket du bien du projet « à louer » au projet du “portefeuille de gestion”, et passe le ticket « candidat locataire » a “locataire” en mettant en tache parente le ticket du bien, dorénavant dans le projet “portefeuille de gestion”.
La comptabilité vérifie les assignations des tickets liés pour assigner au gestionnaire ou passer en tracker “dossier statique” et passe le ticket “Factures dossiers Locations et Transaction” en résolu.
Après réception du paiement des honoraires par l'étude Notariale, le dossier passe en paiement.
La comptabilité effectue les contrôles suivants :
- la facture “hono transaction” doit être en sous tache, dans le facturier, sur le ticket dans le champ facture (format fichier)
- la facture du commercial doit être, en sous tache du ticket facture (produits), sur un ticket facture (charge) , tracker “a valider”, et la facture du commercial en pdf dans le champ facture (si commercial indépendant). A défaut il faut créer le ticket.
- les honoraires HT facturés sont conformes aux honoraires HT indiqués sur le ticket
- le montant des commissions commerciaux indiqué sur le ticket est conforme aux factures transmises et/ou à la commission calculée pour un commercial salarié.
Le ticket mandat, qui doit etre en tache parente du ticket a vendre doit porter l'indication du versement des honoraires et de la prochaine cloture des sous taches, ceci afin de permettre au service de fermer ce ticket en suivant.
Il convient aussi, pour le comptable société, de porter l'indication de la vente, si le mandat de vente est lié a un mandat de gestion, sur le ticket du mandat de gestion et d'assigner la gestionnaire pour finaliser la perte de mandat immédiatement.
Règlement du Commercial :
Puis il remonte sur la tache parente (facture honoraires produits) vérifie une dernière fois, et cloture ce ticket, et ensuite celui du “candidat acquéreur” en tache parente.
Un ticket par commercial a été créé dans le projet « espace collaborateur ».
A la validation d'un paiement (acompte ou solde), l'information sur le montant payé et la date du virement est donnée au commercial sur son ticket. Les tickets « factures dossiers location et transaction » concernés sont liés.