Ce process fait partie des process services généraux
Volume gestion des ressources humaines
Process parent 99 04 02 02 Mode Opératoire: Attribution de matériel et ouverture des droits (mails, redmine, login, startloc)
Cette procédure décrit les modalités de traitement des contraventions reçues pour les véhicules groupe.
L'avis de contravention reçu au courrier doit être tamponné à la date du jour afin de fixer la date limite à laquelle la démarche pour le paiement et/ou la contestation de l'amende doit être effectuée.
Un ticket doit ensuite être créé par le service RH dans le projet Espace collaborateurs afin d'y mettre l'avis de contravention en recto/verso.
Le ticket créé doit être en sous tâche du ticket du véhicule (attribué ou loué).
Le délai pour le traitement ne doit en aucun cas dépasser les 30 jours (échéance du ticket mis à J+30, à défaut la société risque de se voir infliger une amende forfaitaire majorée.
Si l'auteur de l'infraction est le représentant légal de la société propriétaire du véhicule il convient d'en informer la direction avant de procéder directement au paiement.
Si l'auteur de l'infraction n'est pas le représentant légal, le service RH doit aller sur le site antai (https://www.antai.gouv.fr/designation-ou-contestation/)pour effectuer la désignation du conducteur.
Attention dans ce cas précis il ne faut jamais procéder au paiement de l'amende puisque le véritable auteur de l'infraction recevra un nouvel avis de contravention à son nom.
Afin de procéder à la désignation du conducteur il convient de récupérer la copie de son permis de conduire ainsi que sa pièce d'identité.
Attention l'adresse de l'auteur de l'infraction sera également nécessaire pour procéder à la désignation du conducteur
Une fois la désignation effectuée il convient de:
- mettre le justificatif de la désignation sur le ticket
- informer l'auteur de l'infraction qu'il recevra un avis de contravention.
Le service Rh ouvre en sous tâche du ticket de la contravention un ticket paiement dans le projet factures charges 6 de la société correspondante.
Le règlement de l'amende est effectué par CB sur le site antai (https://www.amendes.gouv.fr/tai).
Le justificatif de paiement est mis sur le ticket qui est assigné à la comptabilité société selon le process 99 03 04 01 - Carte bancaire.
Une fois traité par la compta, les deux tickets peuvent être clôturés.