Ce process fait partie des process services généraux
Volume gestion des ressources humaines
Process parent 99 04 02 – Accueil des nouveaux collaborateurs
Ce mode opératoire décrit les modalités d'ouverture des différents matériels et accès aux outils numériques groupe dans le cadre de la mise en place d’un nouveau collaborateur (salariés ou prestataires).
Après application du process 99 04 02 01 – Rédiger un contrat, le service RH ouvre en sous-tâche du ticket du collaborateur les différents tickets nécessaires à la prise de poste:
- ouverture des comptes informatiques et accès aux logiciels métiers
- mise à disposition d'un pc, le cas échéant
- mise à disposition d'une ligne téléphonique le cas échéant
- mise à disposition d'un véhicule le cas échéant.
- mise à disposition d'une carte essence le cas échéant.
- mise à disposition d'une carte swile le cas échéant.
- mise à disposition d'une carte bancaire le cas échéant.
- mise a disposition d'autres matériels (tablette, matériel technique, outils, …).
Ces matériels sont attachés a un matricule fonctionnel.
Le service RH demande la création, ou la réattribution des éléments pré existants :
- d'un compte GSUITE a partir du matricule collaborateur juridique, la lettre du prénom et le nom at groupimo point com étant l'alias(cette ouverture concerne tous les métiers), avec une adresse mail groupe et l'intégration aux groupes et au drive concernés Pour savoir dans quel groupe de mail rajouter la nouvelle adresse, il convient de se référer au matricule fonctionnel et à l'indication contenue dans la définition de fonction. (cette ouverture concerne tous les métiers)
- d'un code imprimante pour A16 et/ou pour chaque site du moyen d'impression(cette ouverture concerne tous les métiers)
le ticket est assigné au service Rh.
Lorsque le mail est créé ou réattribué, le service indique le mot de passe et l'assigne au service RH, qui garde me même mot de passe mail, pour ouvrir les droits :
- REDMINE(cette ouverture concerne tous les métiers) Il est ici rappelé que l'accès à l'espace collaborateurs (espaceco.groupimo.fr) se fait avec les identifiants redmine. En vérifiant bien sur que le profil soit dans les bons groupes et les bons projets avec les bons droits, conformément aux définitions de fonctions et rgpd
- WIKI(cette ouverture concerne tous les métiers)
des accès spécifiques a chaque matricule collaborateur fonctionnel selon les besoins définis par les Rs dans le document définition de fonction (en cours) :
- Banques (delubac, qonto, scellius, palatine) (back office et consultation tous), Impôts et CFE (back office), Fiscal (back office),
- Airbnb (209/309), Booking (209/309), Keycafe (209, 309, 652 et rs),
- Dalloz (993),
- Envisite (60, 3 et 4 et rs),
- Euronext (993 et 91),
- Idom (91), Jenkins (91), Leboncoin (91 et rs), Ovh (91), Eset (91), Sell and sign (91 et rs), Wordpress (91 et rs),
- Huissiers (ctx et rs),
- Startloc (6 et rs),
- Vilogi (2 et Rs), d'un ACCES LOGIN, ou aux autres logiciels métiers, le cas échéant (ces accès concernent en général les métiers de gestion et syndic)
- Wifi des sites (tous),
liste non exhaustive au 07/06/22.
Lorsque le collaborateur de Rh n'a pas les droits nécessaires, il crée un ticket et l'assigne à son RS (qui à défaut d'avoir les droits requis l'assigne à la DG (signature banque)).
Ces identifiants et mot de passe provisoires sont transmis au collaborateur et le service RH clôture la sous-tâche.
La gestion des accès aux logiciels métiers est détaillée dans le process 99 05 50 04 gestion des accès aux logiciels.
Ce ticket devra être complété par le service informatique avec la facture du matériel, les éléments relatifs à la marque, le modèle, l'année d'achat, la provenance (neuf, ancien collaborateur…) en descriptif.
Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.
Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
Lorsque le poste de travail le nécessite (accès dsp2 entre autre), le service RH crée en sous tache un ticket demandant une ligne et/ou un téléphone.
Il vérifie également la disponibilité d'une ligne et/ou d'un téléphone dans la flotte, avec la facture du matériel.
Le ticket est assigné à la DG pour validation s'il s'agit d'une nouvelle demande de création de ligne.
Le service RH effectue l'attribution d'une ligne disponible ou la commande auprès du fournisseur flotte mobile, inscrit ensuite sur l'annuaire les coordonnées, et passe le dossier en dossier statique une fois la demande satisfaite en ayant vérifié que https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PaxPFI7NYbUZ7Bn5aumKf_EDvkKWOVcC97C54w-LePw/edit#gid=1568803492le sheet Rg est a jour.
Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
Lorsque le poste de travail le nécessite, et conformément au contrat de travail, le service RH indique sur ce ticket les véhicules disponibles dans la flotte groupe pour l'attribution au nouveau collaborateur.
Il indique également la nécessité d'une carte essence, avec plafonnement.
Sur le ticket tous les éléments concernant le véhicule doivent figurer (facture, carte grise,…) et en sous tache l'assurance doit être renseignée.
Le ticket est assigné à la DG pour validation si nouvelle attribution fonctionnelle, puis à Checkin pour mise en application.
Le collaborateur doit fournir un justificatif de permis avant l'attribution du véhicule. Il s'agit d'obtenir un relevé d'information restreint sur le site tele7.interieur.gouv.fr
Le service RH effectue l'attribution du véhicule et passe le dossier en dossier statique.
Le collaborateur est seul responsable de sa conduite (et de ses contraventions) et du bon entretien du véhicule qui lui est confié.
Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
Lorsque le travail le nécessite, et conformément au contrat, le service RH indique sur ce ticket les matériels nécessaires mis a disposition du collaborateur pour l'exercice de sa mission.
Le ticket est assigné à la DG pour validation si nouvelle affectation fonctionnelle. Ensuite de l'achat la facture du matériel est mise sur le ticket.
Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.
Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
Le service RH crée en sous tâche un ticket de formation qui l'assigne au service concerné pour prévoir la formation et la bonne intégration du collaborateur. Puis on applique le process formation.