Ce process fait partie des process services généraux

Volume gestion des ressources humaines

Process parent 99 04 04 Traitement de la paye

Ce process détaille les modalités de validation des indemnités kilométriques pour validation avant prise en compte en paye.

Le responsable de service ou de site a en charge le contrôle et la remontée des différents éléments variables pour validation préalable de la DG avant la prise en compte par le service RH.

Néanmoins et bien évidemment, c'est à chaque collaborateur de fournir un état détaillé de ses demandes de remboursement de frais.

Le collaborateur fournit une fiche IK conformément à la trame validée depuis un ticket redmine dans l'espace collaborateur (lié au ticket des variables du service), en privé, qu'il assigne a son rs.

Attention: par soucis de confidentialité et pour respect du RGPD, le collaborateur ne doit pas remplir directement sa fiche personnelle sur la trame en ligne accessible à tous. Il doit en faire une copie pour son utilisation strictement personnelle.

Le RS contrôle:

- le détail des déplacements

- le bon encaissement des honoraires correspondants le cas échéant (exemple du syndic)

- les taux

- les calculs.

Puis donne rapidement son bon à payer et en assigne a la DG pour validation, ou refuse en réassignant au collaborateur avec demandes de modification des points non conformes.

Dans le cas de validation des ik d'un rs, c'est au service RH de faire valider par le service back pour vérification préalable du bon encaissement.

La DG assigne le ticket individuel au service paye pour prise en compte.

Le service RH confirme sur le ticket variables la prise en compte en paye, change la date d'échéance du ticket et réassigne le collaborateur pour le mois suivant.