Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 05 07 - G suite
Ce process détaille l'utilisation de google Docs, le remplaçant de Word
Google Docs est un service de traitement de texte en ligne. Il permet de créer des documents, de les mettre en forme et de les modifier en collaboration avec d'autres personnes.
Pour créer un document :
Sur votre ordinateur, ouvrez l'écran d'accueil Docs à l'adresse docs.google.com.
En haut à gauche, sous “Créer un document”, cliquez sur Nouveau.
Vous pouvez également créer des documents à partir de l'URL docs.google.com/create.
Depuis google Drive
Dans Google Drive, le collaborateur crée ou importe son fichier sur le drive partagé 'drive group' depuis son compte *@groupimo.com.
Pour créer, il choisit “+ Nouveau (new)” en haut a gauche, et sélectionne “Google Docs”.
Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir “fichier (file)” et “importer (import)”, puis son fichier a importer.
Dès lors le document existe sur le Google Drive. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.
Pour modifier un document :
Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs.
Pour sélectionner un mot, double-cliquez dessus ou utilisez le curseur pour sélectionner le texte à modifier. Modifiez le texte.
Pour annuler ou rétablir une action, cliquez sur Annuler Annuler ou Rétablir Répéter en haut de la page. Remarque : Pour modifier un document sur un appareil à écran tactile, comme un Pixelbook, appuyez deux fois sur le document pour commencer à saisir du texte.
Vous pouvez ajouter du texte, le modifier, créer des paragraphes, et définir l'espacement et d'autres paramètres au sein de votre document.
Mettre en forme des paragraphes ou des polices
Insérer un titre ou une table des matières
Préalablement il est important de donner un nom à votre document.
Utilisez pour ce faire les codes groupe et si possible indiquez la référence du ticket redmine qui sert de support/d'ancrage a votre google Doc
Vous pouvez ensuite partager des fichiers et des dossiers avec d'autres personnes, et déterminer si celles-ci peuvent les consulter, les modifier ou les commenter, pour ce faire cliquez sur Partager en haut a droite.
1.Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
2.Sous “Partager avec des personnes et des groupes”, saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager du contenu.
3.Pour modifier les droits d'accès des utilisateurs à votre document, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas puis Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
4.Choisissez de notifier les personnes concernées.
Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un document avec eux, cochez la case “Envoyer une notification”. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
5.Cliquez sur Partager ou Envoyer.
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il est difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification.
Effectuez le suivi des modifications apportées aux fichiers partagés en identifiant les modifications et leurs auteurs. Vous pouvez également restaurer une version précédente.
Dans Docs ou Sheets, sélectionnez Fichier puis Historique des versions puis afficher l'historique des versions.
Remarque : Vous devez disposer d'un accès Propriétaire ou Éditeur associé au fichier.
Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier.
Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
(Facultatif) Pour revenir à une version antérieure, la nommer ou la copier, cliquez sur les éléments suivants :
Restaurer cette version pour activer la version correspondante
Nommer cette version pour nommer une version antérieure
Créer une copie pour créer une copie d'une version antérieure
Afficher les modifications apportées depuis la dernière ouverture d'un fichier
Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
À côté de la barre de menu, cliquez sur voir les nouvelles modifications.
Cliquez sur fichier puis voir les nouvelles modifications.
Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.
(Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur.
(Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche arrière située en haut.
Voir qui a consulté votre fichier ou avec qui vous l'avez partagé
Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès “modification autorisée” au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.
Cliquez sur Outils puis Tableau de bord des activités.
La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :
(Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs des éditions G Suite Business et G Suite Entreprise, et seulement si les autorisations d'administrateurs le permettent.
Afficher toutes les modifications apportées à un fichier ou revenir à une version précédente
Ouvrez n’importe quel document Google – il deviendra votre document de base.
Dans la barre d’outils, sélectionnez Outils > Comparer des documents.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Choisir un document pour sélectionner le deuxième document Google Doc à comparer.
Dans le champ « Attribuer les modifications à », entrez le nom de l’utilisateur qui sera désigné comme l’auteur des modifications suggérées dans le fichier de sortie de la comparaison.
Sélectionnez Comparer.
Un nouveau document sera généré montrant toutes les modifications suggérées existantes des deux documents comme acceptées.
Les propriétaires de document et ceux ayant un accès en édition pourront utiliser cette fonctionnalité pour comparer des documents.
consultable sur : https://support.google.com/a/users/answer/9299931
Sources :