Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume Matriximo

Ce process détaille l'utilisation de google Sheets (Google Sheet est un tableur développé par Google qui propose a peu près les mêmes fonctions qu'un tableur Excel, le fait qu'il soit en ligne permet par contre un partage sans comparaison).

A noter que la manipulation des données google sheet doit se faire dans le strict respect du process RGPD https://wiki.groupimo.fr/process/99-services-generaux/99-05-50-03-le-rgpd-chez-groupimo

Pour créer une feuille de calcul :

Ouvrez l'écran d'accueil de Sheets en accédant à l'adresse sheets.google.com. Cliquez sur Nouveau Plus. La nouvelle feuille de calcul s'ouvre. Vous pouvez également créer des feuilles de calcul à l'aide de l'URL sheets.google.com/create.

Depuis google Drive

Dans Google Drive, le collaborateur crée ou importe son fichier sur le drive partagé 'drive group' depuis son compte *@groupimo.com.

Pour créer, il choisit “+ Nouveau (new)” en haut a gauche, et sélectionne “Google Sheet”.

Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir “fichier (file)” et “importer (import)”, puis son fichier a importer.

Dès lors le document existe sur le Google Drive. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.

Sheet sans n° de ticket précédé de # dans le titre = Sheet illégal
Les feuilles de calcul GoogleSheet doivent contenir le n° de ticket Redmine qui se rapporte à la feuille en question. Le N° de ticket doit être inséré sous la forme #123456. Sans ancrage Redmine, elles pourraient être supprimées.

Vous pouvez ajouter, modifier et mettre en forme du texte, des nombres et des formules dans une feuille de calcul.

Modifier et mettre en forme une feuille de calcul Utiliser des formules et des fonctions dans une feuille de calcul

Préalablement il est important de donner un nom à votre document. Utilisez pour ce faire les codes groupe et indiquez systématiquement la référence du ticket redmine qui sert de support/d'ancrage a votre sheet.

Vous pouvez ensuite partager des fichiers et des dossiers avec d'autres personnes, et déterminer si celles-ci peuvent les consulter, les modifier ou les commenter, pour ce faire cliquez sur Partager en haut a droite.

consultable sur : https://support.google.com/a/users/answer/9300022

Se référer au Wiki Redmine : https://redmine.groupimo.fr/projects/publidev/wiki/Wiki

Pour intégrer des données de redmine sur google Sheet on utilise les rapports personnalisés (pour créer un rapport personnalisé ici) , pour importer le rapport personnalisé utiliser ce lien trouver votre rapport et cliquez sur “importer rapport” un nouvel onglet sera crée (en fonction du nombre de demandes sur le rapport l'importation prendra plus de temps) prenez la fonction sheet, exemple : =IMPORTDATA(…… et pour terminer utiliser cette fonction sur une cellule d'une page google sheet

Les données doivent être intégrées sur une deuxième page sur votre fichier (en bas a gauche “+”), sur un onglet baptisé “Données source”, et dans tous les cas ces données doivent être masquées. Pour ce faire, toujours en bas du document, cliquez sur la flèche vers le bas figurant sur l'onglet de la feuille.

Cliquez sur Masquer la feuille. Si la feuille de calcul contient moins de deux feuilles, cette option n'est pas affichée. Ainsi seuls les éditeurs pourront avoir accès à ces données. Vous pourrez ensuite les manipuler et en utiliser les résultats sur la première page.

Les données extraites d'un rapport personnalisé Redmine seront mises à jour quotidiennement (entre 2H et 4H du matin, heure MQ).

Si vous souhaitez intégrer des données plus récentes que celles de la veille, vous devrez supprimer votre cellule IMPORTDATA, repasser par l'outil EspaceCo => Listes des rapports personnalisés de Redmine => Importer Rapport, puis recoller la formule dans la cellule précédemment vidée.

Pour ce faire vous devez protéger votre page et ne laisser que les cellules accessibles. Bien évidemment, le lien de consultation ne permettant déjà pas de modifier, ne permettra là encore pas de modifier les cellules. Les collaborateurs devront donc être en possession du lien de modification pour pouvoir modifier uniquement les cellules non protégées. Attention a ne pas utiliser le compte Appear car là vous pourriez modifier tout, y compris les cellules protégées.

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il est difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification. Effectuez le suivi des modifications apportées aux fichiers partagés en identifiant les modifications et leurs auteurs. Vous pouvez également restaurer une version précédente.

Dans Docs ou Sheets , sélectionnez Fichier puis Historique des versions puis Afficher l'historique des versions.

Remarque : Vous devez disposer d'un accès Propriétaire ou Éditeur associé au fichier.

Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :

Le nom des personnes qui ont modifié le document

Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications qu'elle a apportées

(Facultatif) Pour revenir à une version antérieure, la nommer ou la copier, cliquez sur les éléments suivants :

Restaurer cette version pour activer la version correspondante

Nommer cette version pour nommer une version antérieure

Créer une copie pour créer une copie d'une version antérieure

Afficher les modifications apportées depuis la dernière ouverture d'un fichier

Dans Google Drive, ouvrez votre fichier.

Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

À côté de la barre de menu, cliquez sur Voir les nouvelles modifications.

Cliquez sur Fichier puis Voir les nouvelles modifications.

Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.

(Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur.

(Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche arrière située en haut.

Voir qui a consulté votre fichier ou avec qui vous l'avez partagé

Ouvrez le fichier dans Docs ou Sheets

Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès “modification autorisée” au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.

Cliquez sur Outils puis Tableau de bord des activités.

La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :

Onglet Partagé avec : affiche les contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier. Il permet également de leur envoyer des e-mails.

Onglet Tous les lecteurs (organisation) : affiche les contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.

Onglet Tendance du nombre de vues : affiche un graphique du nombre de vues dans le temps.

(Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :

Désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : dans Paramètres du compte, désactivez l'option

Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs ou Sheets .

Désactiver l'historique de consultation pour un seul document : dans Paramètre du document, désactivez l'option

Afficher mon historique de consultation pour ce document.

Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs des éditions G Suite Business et G Suite Enterprise, et seulement si les autorisations d'administrateur le permettent.

Afficher toutes les modifications apportées à un fichier ou revenir à une version précédente

Sources :

https://support.google.com/

• Sélectionner la plage
• Menu Édition > Rechercher et Remplacer
• Dans le champ “Rechercher”, saisir : ^[^=].*
• Cocher comme ci-dessous :
  • Totalité du contenu de la cellule
  • Rechercher à l'aide d'expressions régulières
  • Rechercher également dans les formules

Puis appuyer sur “Tout remplacer”, à côté du bouton “OK” vert.

Pour Excel :

Supprimer des donnees sans supprimer les formules : Sélectionne le tableau sans l'entête (ou plage de données) : Appuye sur la touche F5 : Dans la fenêtre qui apparaît clic sur le bouton CELLULE : Sélectionne CONSTANTE… affiner en déselectionnant les cases à cocher sous formule Nombres, etc…) : Valide par OK et touche Supprime.

Cela est notamment pour le suivi budgétaire qui peut nécessiter des adaptations. Excel permet l'ajout ou la suppression multiples ce que ne permet pas sheet. Il faut donc

- télécharger le fichier sheet existant, sur excel (Fichier, télécharger, excel)

- ouvrir le fichier excel

- ajouter les lignes et colonnes multiples désirées. Pour ce faire, sélectionner les onglets ou vous souhaitez faire les intégrations en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis sur n'importe quel onglet procédez aux modification souhaitées. Attention, elles seront effectuées sur tous les onglets sélectionnés. Pour sortir de ce mode groupé, clique droit sur un onglet “dissocier les feuilles”.

- importer ensuite sur google sheet (fichier importer : importer un fichier : remplacer la feuille de données)