Ce process fait partie des process services généraux
Volume 99 05 – Uximo (ex Matriximo)
Cette procédure décrit les modalité d'expédition du courrier sortant par l'interface Esker.
Le prestataire en ligne Esker, prend en charge tous les types d’envois ne nécessitant pas de joindre des pièces originales.
Des codes d’accès personnels sont remis à chaque collaborateur lors de son arrivée dans la structure ou sur simple demande au service rh.
Vous pouvez consulter le mode d'emploi esker en ligne pour vous guider dans votre apprentissage.
Vous pouvez aussi utilement interroger votre RS ou vos collègues. En cas de difficulté persistante, créez un ticket de demande depuis l'espace collaborateur et assignez le à votre RS.
Cliquer sur “fichier”, “imprimer”, sélectionner l’imprimante “Esker on Demand” et se laisser guider.
• La page doit être au format A4 (210 x 297 mm), avec des marges minimales de 4 mm sur chaque bord de la page.
• Votre document doit comporter une zone réservée pour l'adresse du destinataire (si vous n'utilisez pas de page porte adresse). Voici les coordonnées de la zone dans laquelle vous devez écrire l'adresse du destinataire sur la première page de votre document (par rapport aux bords de page):
Zone réservée 1 (adresse du destinataire) valeur (mm)
x 108
y 43
largeur 84
hauteur 28
• Il n'y a pas de limitation sur le format de fichier du document (par exemple PDF ou Word) mais il est conseillé d’utiliser le format PDF.
• Tous les formats d'image sont supportés par l'imprimante Esker on Demand à partir du moment où l'image est insérée dans un document.
• Il n'y a aucune limitation de taille de fichier en ce qui concerne le document source qui sera imprimé sur l'imprimante Esker on Demand. Cependant, soyez conscient que plus la taille du document est importante, plus le temps de téléchargement est long.
• La taille de chacun des fichiers attachés ne doit pas dépasser 10 Mo.
• Voici la liste des formats supportés pour les pièces jointes :
o PDF (.pdf) (version 1.1 à version 1.6)
o Microsoft® Word (.doc, .docx) (version 2000, XP, 2003, 2007 ou 2010)
o Microsoft® Excel (.xls, .xlsx) (version 2000, XP, 2003, 2007 ou 2010).
o TIFF (.tif)
o JPEG (.jpg, .jpeg)
• Nous vous recommandons de toujours prévisualiser les fichiers PDF avant de les envoyer.
• Si le fichier Excel soumis contient plusieurs feuilles, toutes les feuilles sont envoyées (pas seulement la feuille courante).
Impression des documents à envoyer sur l'imprimante Esker on Demand
• Pour cela, éditez votre fichier à l'aide de l'application de votre choix, lancez l'impression en sélectionnant EskerOnDeman dans la liste des imprimantes disponibles.
• L'assistant d'envoi s'ouvre pour vous guider à travers le processus d'envoi de vos documents.
• Entrez l'identifiant et le mot de passe qui vous ont été fournis, puis cliquez sur Entrer.
• Sélectionnez Courrier, puis cliquez sur Suivant.
• Vérifiez que l'adresse postale est correctement détectée et affichée dans le champ Adresse postale. En cas d'erreur, vous pouvez capturer l'adresse depuis l'aperçu du document.
• Nommez votre envoi afin de pouvoir le suivre dans Document Manager par la suite (nom du client, numero de ticket Redmine….)
• Choisissez vos options d'envoi de courrier (grande ou petite enveloppe, tarif de l'affranchissement, RAR., recto verso…). Cliquez sur Suivant.
• Si votre courrier contient des pièces jointes, le nombre de pages jointes est calculé.
• Sur la dernière page, un résumé de votre envoi est affiché. Cliquez sur Prévisualiser afin d'avoir un aperçu du courrier qui va être envoyé.. Fermez la fenêtre de prévisualisation.
• Si votre envoi est correct, cliquez sur le bouton Envoyer. Document Manager s'ouvre pour vous permettre de suivre vos envois.