Différences

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-Ce process fait partie des [[process_copropriete|PROCESS COPROPRIÉTÉ]]
-Volume [[process:copropriete:vol_05_suivi_du_dossier_de_copropriete_lca|25 05 Suivi du dossier administratif]]
-===== 25 05 05 -  Gérer les encaissements =====
-===== I. Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne la gestion des encaissements consécutifs  à l’envoi des appels de charges sur budget annuels ou travaux.
-===== II. Process. =====
-====1.	Recevoir le règlement====
-Plusieurs types de règlements que l’on peut classer en deux catégories et pour lesquels deux processus peuvent être mise en place:
-  * Cash compte, chèques
-  * Virement, Prélèvement.
-Lorsque le règlement est remis directement au gestionnaire ou à l’agence de proximité, celui-ci doit être déposé pour enregistrement au centre administratif dans les 24 heures.
-===Prélèvements et virements :===
-  * Ces modes de gestion ne nécessitent pas de procédure particulière, sauf à vérifier à réception de chaque relevé bancaire que les prélèvements et les virements des copropriétaires ont bien été effectués, et que les frais de mouvement prévus au contrat de syndic sont bien facturés par le centre administratif.
-  * Saisir les écritures en comptabilité et  sortir un « bordereau de saisie » (voir ci-dessous) à agrafer au relevé de banque.
-===Cash compte et Chèques :===
-Cash compte :
-  * Faire voter en assemblée générale lors du vote du compte bancaire séparé l’autorisation d’ouverture d’un cash compte destiné à recevoir les règlements en espèces des copropriétaires.
-  * Affecter les règlements des copropriétaires lors de la réception par le centre administratif des relevés cash compte.
-====2.	Classer les chèques par résidence====
-  * Faire un sous classement entre chèques « sur place » et « hors place ».
-  * Ne pas omettre de joindre « le papillon » (coupon codifié située au bas de l’appel de fonds) qui permettra une saisie plus rapide du règlement.
-====3.	Saisir les chèques====
-  * Pour les chèques accompagnés du papillon : rentrer directement le code copropriétaire afin d’y affecter le règlement.
-  * Pour les chèques non accompagnés du papillon : rechercher avant saisie, à quelle résidence et à quel propriétaire le règlement doit être affecté (risque de pluralités d’appartements, dans des résidences différentes, et homonymie de propriétaires).
-  * Faire attention au règlement des charges de plusieurs appartements par un chèque unique.
-====4.	Sortir les bordereaux de saisie====
-  * Un bordereau par résidence récapitulant tous les règlements reçus.
-  * But : vérifier que la saisie effectuée récapitule bien tous les règlements faits par chèques ou en espèces  et sont bien affectés à chaque copropriétaire.
-====5.	Joindre à chaque bordereau les chèques saisis correspondants====
-  * But : Eviter de les perdre et permet de préparer la remise en banque.
-====6.	Remplir le bordereau de « remise en banque »====
-  * C’est un document à entête de la banque sur lequel doivent être portés : la date de remise, la référence du compte bancaire de la résidence, le nombre de chèques, l’identification du tireur, du tiré, le montant de chaque chèque, avec le total cumulé.
-====7. Faire une « liasse » par immeuble====
-  * Regroupe par immeuble : le bordereau de saisie,  les chèques et  « l’exemplaire client » du bordereau de « remise banque ».
-====8.	Regrouper le tout dans une enveloppe ====
-  * A déposer dans la bannette de « départ banque ».
-==== 9.	Classer les doubles====
-  * Classer le double du bordereau de saisie, et de remise dans le classeur « banque » de chaque copropriété dans l’attente du rapprochement bancaire mensuel et du « contrôle de la trésorerie des immeubles » (voir module suivant).
-{{tag>copropriété}}