Différences

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-GESTION - DEPARTS LOCATAIRES/PROPRIETAIRES - **PERTE DE MANDAT**
-=====I. Objet de la procédure.=====
-Cette procédure décrit les modalités de validation de la perte de Mandat.
-=====II. Champ et domaine d’application.=====
-La procédure concerne les services de gestion, le front office « location », la comptabilité mandant, le centre de gestion commercial et l’assurance.
-=====III. La Perte de Mandat : définition =====
-La perte de mandat est une situation d'exception et grave.
-Cela signifie la fin de la gestion et la résiliation d'un mandat.
-La situation doit donc être traitée de façon obligatoirement formelle car cela éteint nos responsabilités.
-A contrario, le service gestion et la société pourraient  être engagés en responsabilité et ce,  plusieurs années après la résiliation si l'extinction n'est pas faite dans les formes.
-Il peut y avoir plusieurs raisons de résilier un mandat mais une seule méthodologie de traitement.
-Les raisons de résiliations :
-- Reprise pour habiter
-- Vente
-- Choix personnel du propriétaire (mécontentement)
-- Décision volontaire de nos services
-(Attention rappel : le décès du propriétaire n'entraine pas la résiliation du mandat).
-La règle un bien immobilier doit être géré et donc loué.
-Les cas exceptionnels doivent se gérer avec une procédure d'exception on verra donc le cas des travaux seule raison d'une non relocation temporaire d'un bien géré.
-=====IV. PROCESS.=====
-====IV-1 Origine de la perte du mandat :====
-Dans les trois premiers cas de résiliation de mandat (reprise pour habiter, vente, ou choix personnel du propriétaire), le propriétaire envoie un courrier en recommandé signifiant explicitement sa volonté de résiliation de mandat, avec accusé de réception (email, téléphone, courrier simple,... non valables).
-Dans le cas d'une décision volontaire de nos services (par exemple, lorsqu’on ne peut relouer le bien et que le propriétaire refuse de faire des travaux), après validation par la Direction Générale, ce sont nos services qui expédient une lettre recommandée précisant explicitement une date de fin de mandat et les raisons de la résiliation.
-====IV-2 Prise en compte par la gestion commerciale====
-Téléphoner au propriétaire afin d’obtenir des informations complémentaires, ses motivations, et les noter sur [[redmine|redmine]].. dans l’objectif de conserver le mandat
-===IV-2-1 Le gestionnaire===
-crée un ticket REDMINE dans le projet [[http://redmine.groupimo.fr/projects/20a00propalperte|redmine perte de mandat]] en y scannant la copie du courrier, et/ou à défaut un explicatif sur la situation et la raison de perte de mandat.
-Le gestionnaire indique obligatoirement, sur le ticket, la date de résiliation effective du mandat et éventuellement le montant de l’indemnité anticipée. Le gestionnaire BLOQUE LE COMPTE DU PROPRIETAIRE à ce moment.
-En cas de résiliation pour vente, création d’un ticket redmine estimation pour prise de mandat, __et si le bien est occupé fait partir Courrier congé pour vente (une fois le mandat signé)  .
-Si vendu par une tiers personne
-Le propriétaire doit fournir Attestation du notaire faisant état de la vente
-Le service de gestion commercial
-envoie un courrier au locataire et caution pour l’informer de l’état civil du nouveau    propriétaire.__ ca ca va pas c pourri c pas le process
-En cas de résiliation du mandat pour habiter, et si le bien est occupé, le gestionnaire envoie un courrier au locataire un congé pour habiter conformément aux textes.
-La gestionnaire doit aussi lier les éventuels tickets existants : contentieux, a louer, a vendre, estimation, travaux, … (vérification obligatoire).
-Le ticket est affecté, dès qu’il est complet, à la direction générale.
-====IV-3 Validation par la direction====
-Le ticket est validé par la direction générale pour accord de résiliation et ou action à mener. Tant que le ticket n'est pas validé la résiliation n'est pas effective, la gestionnaire doit obtenir l’accord ou retravailler le ticket pour garder le mandat.
-Attention la date de résiliation est celle indiquée au point 4 et pas la date de l’accord de la D.G.
-====IV-4 la gestion commerciale doit ====
-Remise du dossier physique et archivage (scan pour archives sur redmine ticket)
-ATTENTION PAS DE REMISE SI DEBIT
-====IV-5 la gestion comptable doit  ====
-Le service comptabilité met à jour le logiciel de gestion (LOGIN) :
-en décochant la case « lot a relouer » (ATTENTION CETTE CASE NE DOIT ETRE DECOCHEE SOUS AUCUN AUTRE PRETEXTE),
-en étoilant *** le propriétaire (ou le lot si c’est un propriétaire multlot),
-Mettre la date de fin mandat sur le logiciel gestion. Vérifier que le courrier d’information au propriétaire soit bien expédié.
-Vérifier si factures en attente de paiement et faire courrier aux fournisseurs (et au syndic si existant), avec coordonnées du propriétaire
-Mettre une date de fin de quittancement au locataire (identique a la date de fin mandat propriétaire). Vérifier que le courrier d’information au locataire (avec info sur le D.G.) soit bien expédié.
-annuler les arriérés du locataire (sauf en cas de GLI)
-arrêter les comptes du propriétaire (traitement du dépôt de garantie détenu, passer l’écriture du montant de l’indemnité anticipée  du point 4,…) à la date de résiliation, et lui envoyer son dernier CRG (de fin de gestion). Si le compte est débiteur, le signaler sur le ticket redmine pour action a mener.
-sur le ticket « perte de mandat » valider la prise en compte de la résiliation effective du mandat.
-Annexe 1 à M06_06_003 : Lettre au Propriétaire
-Annexe 2 à M06_06_003 : Lettre au Locataire
-Il faut nous les sortir pour les reprendre
-{{tag>gérance}}{{tag>process}}