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Ce process fait partie des process de gestion

Volume Suivi du dossier de gestion administrative

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures de recouvrement des impayés de loyer.

Lorsqu’il est constaté trois mois consécutifs de loyers impayés, le contentieux déclenche un commandement de payer auprès de l’huissier (ou une sommation si le locataire n’est plus dans les lieux). Pour ce faire, le contentieux envoie une information incluant une demande de provision au propriétaire.

L'acte est signifié, le contentieux dispose d’un délai de deux mois pour tenter une procédure amiable et mettre en place un échéancier.

Dès la signification de l’acte, le contentieux prend contact avec le locataire débiteur pour la mise en place d’un échéancier.

Le contentieux fait parvenir un exemplaire du protocole signé au locataire débiteur, un autre exemplaire au propriétaire et classe un dernier exemplaire préalablement scannée et enregistré dans le logiciel de gestion login.

Lors de la signature du protocole, le contentieux doit récupérer les règlements sous les formes suivantes :

• Tous les chèques à encaisser à échéance
• Ordre de prélèvement automatique signé
• Ordre de virement permanent signé.

Dans le cas où les règlements sont effectués par chèques, le contentieux se charge de les conserver et de les mettre à l’encaissement à échéance auprès du service comptabilité gestion.

Dans le cas où les règlements sont effectués par prélèvements ou par virements, le contentieux s’assure du respect de l’échéancier en suivant sur le logiciel de gestion login.

Si l’échéancier est respecté et que la dette est significativement apurée, l’assignation est interrompue.

Si l’échéancier n’est pas respecté, la procédure se poursuit jusqu’à l’assignation.

Deux mois après le commandement (ou un mois après la sommation), le contentieux fait une nouvelle demande de fonds au propriétaire pour lancer l’assignation. Un courrier d’information avec demande de fonds ainsi qu’un formulaire d’autorisation d’assigner à valider par le propriétaire est envoyée (en copie la gestion pour information) au propriétaire.

a. Le propriétaire envoie les fonds

Le contentieux monte l’assignation et sollicite le service gestion s’il manque des pièces (justificatif de charges et teom, ….).

b. Le propriétaire n’envoie pas les fonds

Si le bien est assuré, le contentieux, après information au gestionnaire (redmine) procède à la déchéance de garantie conformément à l'annexe GLI.

Un courrier recommandé avec AR est transmis au propriétaire. La déchéance de garantie intervient 1 mois après réception du courrier recommandé.

L’avocat transmet au contentieux un projet d’assignation. Le contentieux et la gestion commentent, valident (et/ou modifient) le projet.

L’avocat transmet au contentieux la facture d’honoraires. Celle-ci est validée par le contentieux et est transmise en paiement à la comptabilité Gestion (copie gestion pour information – redmine).

L’avocat transmet l’assignation à l’huissier en charge de sa signification. Une date d’audience est communiquée par l’avocat. L’information est retranscrite par le contentieux sur le suivi redmine.

Comme suite à l’assignation, dès lors que le jugement est rendu, le contentieux met en place auprès de l’huissier l’exécution forcée du jugement (saisies bancaires, salaires …) et suit le dossier jusqu’au solde de la dette.