Table des matières
20 03 03 - Tenir le registre des mandats en Gestion
Ce process fait partie des PROCESS GESTION
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de tenue du registre des mandats en gestion.
Sont concernés par cette procédure :
Les biens loués ou à louer individuels ou multiples (par exp immeuble)
II. Process.
Le registre des mandats est obligatoire.
Il résulte d’une obligation de la loi HOGUET N°70-9 du 2 Janvier 1970 régissant le mode de fonctionnement des professions immobilières.
Les décrets du 20 Juillet 1972 prévoient toutes les dispositions à respecter concernant le registre des mandats.
Le registre des mandats récapitule de manière chronologique, par date et numéro d’ordre, les mandats obtenus par le cabinet au fur et à mesure de leur date de signature.
Il peut être contrôlé à tout moment par les services habilités et par le garant financier.
1. Le registre des mandats papier
C’est un registre folioté.
Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de gestion a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du responsable de service.
Où sont conservés les mandats papiers?
L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandats.
2. Le registre des mandats numérique
Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans le projet registre des mandats.
Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats, il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
Cette procédure indique les différentes étapes de la numérisation.
a.Quand les documents doivent-ils être numérisés ?
Conformément au process 20 03 01 Signature des mandats, dès la signature le contrat est numérisé sur le logiciel de gestion redmine. Le mandat est numérisé sur le ticket du mandat du propriétaire, dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Mandat.
Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket :
Le sujet du ticket doit respecter la forme suivante :
“Mandat” suivi de “nom” et “prénom” du client, exemple “Mandat Dupont Henri”
Le descriptif du ticket mandat doit respecter:
• L'Etat du contrat, il doit être mis sur “Signé”
• L'adresse et la commune du bien géré et la nature du bien
• La date de signature du mandat
• La date d’échéance du mandat
• Le montant des honoraires en %age
• Le nom et prénom du mandant
• L'adresse du mandant
b. Qui fait la numérisation?
Le gestionnaire ou son assistante.
c.Comment les documents sont-ils numérisés?
1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document :
Afin d’éviter un bris de matériel ou une image de mauvaise qualité il convient de retirer l’agrafe sur le document et le numériser en recto/verso .
Préférer une numérisation en couleur et 600ppp pour obtenir un résultat de meilleure qualité. Si le document est trop pâle, changer le contraste. Pour gagner en efficacité , la numérisation devra se faire depuis le chargeur de document.
2.Dans le cas où le contrat a été signé électroniquement :
L'EspaceCo Groupimo permet d'envoyer des contrats PDF pour signature électronique. Le document à signer peut-être généré avec les “PDF Moi” de la Basedoc.
Chaque contrat signé électroniquement est enregistré et conservé dans le projet Signatures Électroniques de Redmine.
Une fois le mandat signé par les deux parties, il doit être reporté dans le champ “Mandat” du ticket évoqué ci dessus.
d.Qui fait le contrôle de la numérisation ?
Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au directeur qui contrôlera :
• que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a)
• que les informations coïncident avec les éléments du contrat
• la qualité de la numérisation
• les signatures
Si l'un des points de contrôle fait défaut le ticket sera réassigné au gestionnaire pour correction
Si tout les éléments sont conformes le directeur passe le ticket en “dossier statique” et valide le n° de mandat afin qu'il soit intégré au registre des contrats, dans le champ “n° mandat ”.
e. le cas de la délégation de mandat
Il est à noter que la délégation du mandat doit impérativement figurer sur le registre.
f. le cas de l'avenant au mandat
L'avenant au mandat n'a pas a figurer sur le registre des mandats (il s'agit d'un élément qui vient apporter des modifications au mandat de départ.)
g.Comment accéder au registre des mandats numérique
Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet “Registre des mandats G” et cliquer sur le rapport personnalisé “Registre des mandats” (attention aux numéros, ils apparaissent en ordre croissant informatique = 90 est supérieur a 500).
h. Sécurisation et sauvegarde
Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)